Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen, worden van de coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats en BTW) gemaakt in Twinfield. De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als klant-relatie in Twinfield als deze nog niet bestaan. Hoe je de koppeling, via het service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je hier.

Instellen:
Klik op menu ‘Service center’ en op menu-item ‘integraties’. Er worden verschillende panels met mogelijke koppelingen geopend.
Klik in het panel ‘Boekhouding’ in het kader ‘Twinfield’ op de knop ‘Configureren’.
Voordat de koppeling geactiveerd kan worden dien je de standaard gegevens in het service center in te vullen. Deze zijn direct zichtbaar in het scherm. Vink je ‘Geavanceerde instellingen’ aan? Dan kun je extra gegevens invullen.
Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar ‘Twinfield', maar de naam mag je overschrijven.
Authenticatie/status:
  1. Is de knop rood dan is de koppeling nog niet tot stand gebracht.
  2. is de knop groen dan is de koppeling geauthentiseerd en tot stand gebracht.

Is de knop rood? Klik dan nog niet op deze knop, dat gaan we in een van de volgende stappen doen.


De code van de administratie (office) is te vinden in Twinfield door in het menu voor “administratie” wisselen te kiezen.
Let op: het is verstandig om eerst de integratie vanuit de trainingsomgeving van Coachview naar een testomgeving van Twinfield tot stand te brengen en te testen.


De naam van de organisation.


Het doorsturen van het debiteurennummer.
  1. Je hebt de volgende keuzes:
    1. BedrijfPersoonExternId: de debiteuren zijn geïmporteerd uit Twinfield. Het debiteurennummer is vastgelegd in het bedrijfs- of persoonsdossier in tab ‘Algemeen’ als ExternId.
    2. Debiteurnummerextern: bestaat de debiteur al in Twinfield en heb je deze niet vanuit Twinfield geïmporteerd? Dan kun je in het debiteurendossier zelf het  nummer uit Twinfield invullen.
    3. Debiteurnummer: dit is het nummer dat Coachview voor je automatisch aanmaakt. Hiermee geef je aan dat nieuwe debiteuren in Coachview ontstaan.
  2. Maak je gebruik van de optie BedrijfPersoonExternId’? Dan moet je hier invullen wat in het veld externsource’ is ingevuld. Let op:  dit is hoofdletter gevoelig.

Let op: de volgorde is belangrijk. In het voorbeeld wordt eerst het externid geselecteerd, is deze niet aanwezig dan wordt het externe debiteurennummer gekozen, is deze niet aanwezig dan wordt het debiteurennummer geselecteerd.


In bovenstaand plaatje wordt in deze volgorde het debiteurennummer naar Twinfield geëxporteerd:
  1. Externid uit het bedrijfsdossier (10005)
  2. Debiteurnummer extern (20)
  3. Debiteurnummer: (00326)


1. De keuzes zijn factuurdatum, exportdatum, factuur startdatum order, factuur einddatum order. Selecteer je factuur startdatum order of factuur einddatum order? Dan moet je de volgende opties instellen:
Dit doe je via menu ‘Service center’ en menu-item ‘Opties’. Je vindt deze opties in het panel ‘Factuur’. Als je een factuurdossier opent dan zie je beide datums in tab ‘Algemeen’ onderaan terug.
2 .Is de keuze uit optie 1 niet bekend dan wordt deze keuze geselecteerd. Daarbij heb je dezelfde keuzes als bij optie 1.


Wil je een projectcode meesturen? Selecteer dan een van de volgende opties:
  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer dat je bij de aanvraag hebt ingevuld.
  3. Referentienummer dat je bij de factuur hebt ingevuld.
  4. Code van de opleiding.
  5. Code van de opleidingssoort.

Activeren koppeling:
Activeren van de koppeling doe je als volgt:
  1. Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.
  2. Klik op de knop 'Inschakelen' en 'Bevestigen'.
  3. Klik op de rode knop 'Authenticeren', log in op jouw Twinfield administratie en volg de stappen.

Is het gelukt dan zie je de melding (voorbeeld): Geldige token informatie aanwezig: 01-02-2019 - 01:10, verloopdatum: 01-02-2019 - 02:10'. De knop 'Authenticeren' wordt groen.
Check de koppeling door op 'verbinding testen' te drukken.
De verbinding is niet tot stand gebracht.
De verbinding is succesvol tot stand gebracht.
De koppeling kan altijd:
  1. Gepauzeerd worden. Dit betekent dat er geen contact meer is met Twinfield. Klik op de knop ‘Hervatten’ om het pauzeren op te heffen.
  2. Worden verwijderd.
  3. Nogmaals getest worden.

Extra opties die  je niet kunt vastleggen in het service center:
Instellen welke debiteuren en facturen worden verstuurd is mogelijk via de opties (menu ‘Service center’ en menu-item ‘Opties’.
In het panel ‘Debiteur’ vind je de volgende optie:
In het panel ‘Factuur’ vind je de volgende optie:

Ben je klaar met het inrichten van het Service Center en is de koppeling actief? Stuur dan een e-mail naar onze supportafdeling. Zij zorgen ervoor dat de export van debiteuren en facturen, middels een job, in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.
Let op: In het service center kun je de betaald registratie niet instellen. Daarvoor moeten twee jobs ingericht worden. De betaalstatus en de betaaldatum kunnen teruggekoppeld worden. Onze supportafdeling kan je daarbij helpen (support@coachview.net).