Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats en BTW) gemaakt in Exact online.

De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als klant-relatie in Exact online als deze nog niet bestaan.
Hoe je de koppeling, via het service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie.

Start.
Klik in menu 'Service center' op menu-items 'Integraties'.
Klik in 'Boekhouding' panel 'Exact' op de knop 'Configureren'.









Vul met behulp van de volgende stappen de gegevens in.

Panel OAuth:
Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'Exact Online', maar de naam mag je overschrijven.


Configuratie: kies uit de lijst Nederland of België.

Authenticatie/status:
  1. is de knop rood dan is de koppeling nog niet tot stand gebracht.
  2. is de knop groen dan is de koppeling geauthentiseerd en tot stand gebracht.
Is de knop rood? Klik dan nog niet op deze knop, dat gaan we in een van de volgende stappen doen.

Panel Algemeen:
In de volgende stap ga je de doeladministratie (live of test) van Exact-Online invullen. Daar heb je een divisiecode voor nodig en niet de administratie code.


Land: dit is het land van de Exact Online administratie.

Zo bepaal je de divisiecode:
  1. Plaats de muis op de code of omschrijving van een administratie in het overzicht. Helemaal onderaan de pagina zie je een regel met informatie.
  2. Heb je maar één doeladministratie dan staat in deze regel maar één divisiecode. Dit is de code die je moet invullen.
  3. Heb je meerdere doeladministraties? Dan staan hier twee divisiecodes. De eerste divisiecode is de divisiecode van de administratie waar je de muis op hebt geplaatst. De tweede code is de administratie waar je momenteel in zit. De eerste divisiecode heb je nodig.



Panel Debiteur:
Coachview stuurt het debiteurnummer als relatienummer door naar Exact-Online. Een relatienummer in Exact Online is of een debiteur- of een crediteurennummer. Een relatie met type 'Klant' is een debiteur, een relatie met type 'Leverancier' is een crediteur.
  1. Niet aangevinkt betekent dat de gegevens van een bestaande relatie in Exact-Online niet worden overschreven, maar dat er wel een nieuwe relatie in Exact-Online wordt aangemaakt.
  2. Aangevinkt betekent dat de gegevens van een bestaande relatie in Exact-Online worden overschreven met de debiteurgegevens uit Coachview en dat een nieuwe relatie wordt in Exact-Online aangemaakt.

Let op: is Coachview leidend in het aanmaken van nieuwe debiteuren en komt het relatienummer in Exact-Online nog niet voor? Dan kun je deze optie aanvinken. Vink deze optie niet aan als je niet zeker weet of het debiteurnummer uit Coachview voor kan komen als releatienummer (klant of leverancier). Wil je deze optie toch aanvinken maar weet je niet zeker of het debiteurnummer als relatienummer kan voorkomen? Geef het debiteurnummer een prefix in een van de volgende stappen of stel het volgende debiteurnummer in met een range die nooit in Exact-Online kan voorkomen. Dit doe je via menu 'Beheer' en 'Parameters' -> Panel 'Coachview parameters'.


Welk veld uit Coachview wordt gebruikt als debiteurnummer. Maak je keuze uit de lijst.
  1. Debiteurnummer: dit is het nummer dat automatisch aangemaakt wordt door Coachview. Via menu 'Beheer' en 'Parameters' tab 'Coachview parameters' kan het beginnummer ingesteld worden. Coachview begint altijd bij 00001.
  2. DebiteurnummerExtern: in het debiteurdossier kun je zelf een extern debiteurnummer invullen. Dit kan bijvoorbeeld het relatienummer uit Exact-Online zijn.
  3. BedrijfPersoonExternID: je hebt relaties uit Exact-Online geïmporteerd in Coachview en daarbij heb je het relatienummer als externid in het bedrijfs- of persoonsdossier ingevuld.

  1. Optie 1 (verplicht): dit nummer wordt als eerste gebruikt om de debiteur te identificeren.
  2. Optie 2 (optioneel): levert optie 1 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.
  3. Optie 3 (optioneel): levert optie 2 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.


Heb je in de vorige stap bij een van de opties de keuze 'BedrijfPersoonExternId' gekozen? Vul dan hier exact de Externsource in die in het bedrijfs- of persoonsdossier staat genoteerd.


Prefix: wil je dat het Coachview debiteurnummer een extra prefix krijgt? Vul deze dan hier in. Deze prefix wordt alleen toegevoegd als het interne debiteurennummer van Coachview wordt gebruikt.

Panel Financieel:
Welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het bepalen van de boekingsperiode? Je hebt de keuze uit:
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum
Het bepalen van de order start- en einddatum bepaal je in een van de volgende stappen. De exportdatum is de datum waarop de factuur naar Exact-Online wordt geëxporteerd.
Selecteer optie 2 als je verwacht dat de eerste optie geen datum kan opleveren.


Bepaalt welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het boekingsjaar en boekingsperiode. Je hebt de volgende keuzes:
  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum


Boek negatieve facturen als creditfactuur. Deze optie is voor al van belang voor een Belgische administratie.
  1. Niet aangevinkt: Y = sales basis en transaction type 20 (debet).
  2. Aangevinkt: X = credit note sales basis en transaction type 21 (credit).


Het dagboeknummer van het verkoopdagboek. Standaard staat deze op 70.


Grootboekrekeningnummer voor debiteuren (ebiteur the accounts receivable balance account.) Standaard staat deze op 1300.


Moet de gemaakt Coachview factuur als PDF meegestuurd worden naar Exct-Online. Handig als je meer gegevens in Exact-Online wilt zien over de factuur.
  1. Aanvinken: stuur de Coachview factuur naar Exact-Online.
  2. Niet aanvinken: de Coachview factuur wordt niet meegestuurd.


Bepaal wanneer de definitieve facturen naar Exact Online geëxporteerd moeten worden.
  1. Realtime: de factuur en  debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
  2. BulkNachts: de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling (support@coachview.net). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.


Moet de kostenplaats naar Exact-Online gestuurd worden.
  1. Aanvinken: ja stuur de kostenplaats naar Exact-Online.
  2. Niet aanvinken: de kostenplaats wordt niet meegestuurd.


Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers in Exact-Online te vermijden? Vul een prefix (bijvoorbeeld 2018) in. Dit moet een getal zijn en wordt voor het Coachview factuurnummer geplaatst.Let op: bij gebruik van de betaaldregistratie mag de lengte van de waarde niet aangepast worden, daar anders de registratie niet meer correct werkt.


Projectcode laten genereren uit een Coachview veld naar Exact Online. Je hebt de mogelijkheden uit:
  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer die bij de aanvraag is ingevuld.
  3. Factuur referentienummer.
  4. Opleidingscode.
  5. Opleidingssoortcode.
Kies je voor optie 2 of 3? Dan met het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld. Het verplicht invullen kun je per debiteur regelen via optie 

Activeren:

Activeren van de koppeling doe je als volgt:
  1. Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.
  2. Klik op de knop 'Inschakelen' en 'Bevestigen'.
  3. Klik op de rode knop 'Authenticeren', log in op jouw Exact Online administratie en volg de stappen. Is het gelukt zie je de melding: 'Geldig token informatie aanwezig: 03-07-2021 - 14:37:23'. De knop wordt groen.
  4. Check de koppeling door op 'verbinding testen' te drukken.

Let op: als je al ingelogd bent in Exact Online met de doeladministratie van de koppeling, en je hebt al eerder een token aangevraagd, genereert Exact Online automatisch een nieuwe token.

De koppeling kan altijd:
  1. gepauzeerd worden door op de knop 'Pauzeren' te klikken.
  2. worden verwijderd door op de knop 'Verwijderen' te klikken.