Exact Online biedt mogelijkheden om gegevens vanuit Coachview te verwerken. Maak van de in Coachview geregistreerde debiteuren automatisch klant-relaties in Exact Online. Zet jouw facturen automatisch om in verkoopboekingen, inclusief de grootboekrekening, kostenplaats en BTW.

Wat gebeurt er?
In Coachview worden de facturen gemaakt en verstuurd. Van debiteuren die in Coachview 'geboren' worden, nog niet bestaan in Exact Online, worden automatisch nieuwe stamgegevens aangemaakt. Daarnaast bepaal je zelf of de gegevens van een bestaande debiteur (in ExactOnline) overschreven mogen worden. De factuurregels worden automatisch als journaalposten naar grootboek en/of kostenplaats weggeschreven. De in Coachview gemaakte en verstuurde factuur kun je in Exact Online nogmaals bekijken.

Let op:
  1. Er kan maximaal 1 administratie in Exact Online gekoppeld worden aan Coachview.
  2. Het is verstandig om de debiteuren in Exact Online, die in Coachview nog niet bestaan maar wel nodig zijn, te importeren als bedrijven en/of personen.
  3. De factuurregels/verkoopboekingen worden exclusief BTW verstuurd. Dit betekent dat per BTW-Code in Exact-Online het type als 'Exclusief' moet zijn ingesteld.

BTW, grootboekrekeningen, kostenplaatsen:
In Coachview dienen de BTW tarieven, grootboekrekeningen en kostenplaatsen overgenomen of aangepast te worden. Deze moeten exact overeenkomen met Exact Online.
  1. BTW codes: lees hier meer.
  2. Grootboekrekeningen: lees hier meer.
  3. Kostenplaatsen: lees hier meer.

Relatienummer:
Is Coachview leidend in het aanmaken van nieuwe debiteuren dan moet je er voor zorgen dat het relatienummer in Exact Online nog niet voorkomt. Exact Online gebruikt voor debiteur (klant) en crediteur (leverancier) hetzelfde nummer. Exact Online nummert altijd door op het hoogste relatienummer dat bekend is in Exact. Maak je handmatig een nieuwe relatie aan, dan zal automatisch op dit nummer doorgenummerd worden.

Voorbeeld:
Range 10000 en hoger is in gebruik voor bestaande relaties. In Coachview heb je vastgelegd dat het debiteurennummer moet beginnen met 50000. Wanneer nu Coachview een nieuw relatienummer aanmaakt, stel 50361, en je maakt zelf een nieuwe relatie aan, dan zal hier automatisch op doorgenummerd worden en krijgt deze relatie nummer 50362. In Coachview wordt dit nummer ook gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe debiteur. Wordt deze geëxporteerd naar Exact Online? Dan zullen de gegevens van de handmatig aangemaakte relatie overschreven worden.

Oplossing:
Zorg ervoor dat je bij het handmatig aanmaken van een nieuwe relatie je begint met een hogere range, bijvoorbeeld 80000. Coachview blijft doornummeren met 50000, nieuwe handmatige relaties worden vanaf 80000 doorgenummerd.
Let op: houdt rekening met de nummering als relaties ook nog aangemaakt worden vanuit andere applicaties. In dit geval heb je dus drie reeksen relatienummers in Exact:
  1. De debiteur/relatienummers vanuit Coachview
  2. De crediteur/relatienummers vanuit een andere applicatie.
  3. De relatienummers die handmatig worden aangemaakt.

Het is ook mogelijk om het debiteurennummer vanuit Coachview te laten beginnen met een prefix.

Wat is er nodig?
  1. Een beschikbare versie in Nederland en/of België.
  2. Een gebruiker in Exact Online die de koppeling kan realiseren.
  3. Een lijst met BTW codes en namen die gebruikt worden in Exact Online.
  4. Een lijst met grootboekrekeningnummers en namen die gebruikt worden voor de BTW tarieven, trainingen, cursussen, workshops etc. in Exact Online.
  5. Een lijst met kostenplaatsen en namen die gebruikt worden voor trainingen, cursussen, workshops etc. in Exact Online. Let op: deze is niet verplicht.

Betaald?

Is de koppeling tot stand gebracht? Dan kan realtime en automatisch bepaald worden of de factuur betaald is.
In Exact-Online wordt de factuur als betaald beschouwd als deze is afgeletterd (= matched) en het openstaande bedrag € 0,-- is of het verschil is weggeboekt op betalingsverschil c.q. koersverschil.

Stappenplan.
In de vragenlijst (Coachview checklist koppeling Exact Online 01062018.docx) vind je welke gegevens er nodig zijn om de koppeling met Exact-Online tot stand te brengen. Vul deze lijst als voorbereiding in. De vragenlijst kun je onderaan dit artikel als document downloaden. De artikelen kun je lezen met behulp van onderstaand overzicht.

In stap 4 en 5 lees je met behulp van een presentatie hoe de koppeling ingericht wordt en welke gegevens je daarvoor nodig hebt.

De koppeling zal eerst getest worden in de trainingsomgeving van Coachview (https://training.coachview.net). Staan er in Coachview al facturen en dienen deze niet meer geëxporteerd te worden naar Exact Online? Lees dan hier hoe je dat doet. Maak in Exact Online een testadministratie aan die een afspiegeling is van de live-administratie.