Heb je geen koppeling met jouw eigen website of maak je geen gebruik van ons opleidingsportaal en worden de deelnemers door het opleidingsinstituut of jouw klant aangeleverd via een bestand dan kun je deze handmatig importeren in Coachview. Een opleidingsinstituut of klant levert een CSV-import bestand aan waarin de gegevens van de in te schrijven deelnemers en de opleiding waarop wordt ingeschreven staan. Het CSV-import bestand wordt met behulp van een speciale taak ingelezen. Per deelnemer of groep deelnemers wordt er automatisch in Coachview een webaanvraag gemaakt. Via de functie ‘Webaanvraag’ in de functiegroep ‘Module(s)’ verwerk je de webaanvragen.

Let op: het inrichten van de speciale taak kun je niet zelf doen.  Neem daarvoor contact op met onze support afdeling (support@coachview.net).

Belangrijke voorwaarden:
Het bestand dat vaak aangeleverd wordt is een XLSX bestand, een MS-Excel spreadsheet. Voordat dit bestand door Coachview geïmporteerd kan worden moet het geconverteerd worden naar een csv (tekst) bestand. Dit kan in MS-Excel als je het bestand opslaat als 'CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)'.
In het tekstbestand moeten de gegevens gescheiden zijn met een puntkomma (;).
Op de eerste regel worden de kolomkoppen geplaatst, gescheiden met een puntkomma (;).
Vanaf regel twee worden de te importeren gegevens geplaatst, gescheiden met een puntkomma (;).
Er mogen geen wijzigingen in de kolommen aangebracht worden.
  1. De kolomnamen mogen niet hernoemd worden.
  2. De kolommen mogen niet anders gesorteerd worden.
  3. Er mogen geen kolommen verwijderd of verborgen worden.
Je kunt gegevens van het bedrijf, de contactpersoon en van de deelnemer opnemen in het csv bestand. Op iedere regel kan één bedrijf met of zonder contactpersoon met of zonder deelnemer worden ingevuld.
Je kunt opgeven dat de contactpersoon ook deelnemer is. Het invullen van de gegevens van de contactpersoon is dan voldoende. Voor de contactpersoon hoef je dan geen deelnemer gegevens in te vullen.
Is de deelnemer niet verbonden aan een bedrijf dan vul je de gegevens van het bedrijf niet in. Zijn er verder geen deelnemers en is de contactpersoon tevens deelnemer, dan vul je alleen de gegevens van de contactpersoon in. Je geeft dan op dat de contactpersoon ook de deelnemer is.
Deelnemers van hetzelfde bedrijf kunnen gebundeld worden op één webaanvraag in Coachview. Dit doe je door alle deelnemers hetzelfde webaanvraagnummer te geven. Worden de deelnemers bij het verwerken van de webaanvraag op de wachtlijst geplaatst of direct ingeschreven op de opleiding dan wordt er automatisch één aanvraag voor alle deelnemers gemaakt. Het opgegeven bedrijf en de opgegeven contactpersoon worden gekoppeld aan deze aanvraag. Dit is handig als er bijvoorbeeld voor alle deelnemers één factuur gemaakt moet worden.
De deelnemers die gebundeld worden moeten direct opvolgend per regel geplaatst worden. De gegevens van het bedrijf en/of contactpersoon moeten per regel herhaald worden.
Heeft elke deelnemer een uniek webaanvraagnummer, of wordt er geen webaanvraagnummer ingevuld, dan wordt elke deelnemer op een aparte webaanvraag in Coachview geplaatst. Wordt de deelnemer bij het verweken van de webaanvraag op de wachtlijst geplaatst of direct ingeschreven op de opleiding dan wordt er automatisch één aanvraag per deelnemer gemaakt.
Er mogen maximaal 10 deelnemers op één webaanvraagnummer gebundeld worden.
De opleidingscode en/of de opleidingsnaam moeten precies overeenkomen met een opleiding in Coachview.
Vul je geen opleidingscode en/of opleidingsnaam in dan kun je de deelnemer(s) alleen maar op de wachtlijst plaatsen. Omdat er geen opleidingssoortcode en opleidingssoortnaam kunnen worden meegegeven moet je de opleidingssoort, bij het verwerken van de webaanvraag, dan zelf opzoeken en selecteren.
Komen de opleidingscode en/of opleidingsnaam niet precies overeen met een opleiding in Coachview dan heb je twee mogelijkheden bij het verwerken van de webaanvraag:
  1. Je zoekt en selecteert een bestaande opleiding en schrijft de deelnemer(s) direct in.
  2.  Je zoekt en selecteert alleen maar een opleidingssoort en schrijft de deelnemer(s) in op de wachtlijst.
Coachview herkent het bedrijf als voldaan wordt aan 1, 2 of 3:
  1. Het ingevulde Bedrijf ExternID en ExternSource overeenkomt met Coachview.
  2. Het ingevulde e-mail adres precies overeenkomt met het e-mail adres in het bedrijfsdossier.
  3.  De ingevulde naam precies overeenkomt met de naam in het bedrijfsdossier.
Coachview herkent een contactpersoon of deelnemer als voldaan wordt aan 1, 2, 3 of 4:
  1. Het ingevulde Contactpersoon/Deelnemer ExternID en ExternSource overeenkomt met Coachview.
  2. Het ingevulde e-mail adres precies overeenkomt met een e-mail adres in het persoonsdossier.
  3. De achternaam en geboortedatum precies overeenkomen met een achternaam in combinatie met de geboortedatum in het persoonsdossier.
  4.  De voorletters en tussenvoegsels en achternaam precies overeenkomen.
Het is mogelijk om één vrije veld voor een contactpersoon en deelnemer te importeren. Het in te vullen VrijveldCode moet overeenkomen met het VrijveldCode zoals in Coachview is ingevuld voor de functie persoon.


Stappen:
Zo moet het CSV-import bestand worden samengesteldLeest het bestand in via een speciale taak