Een persoon meldt zich aan voor het volgen van een opleiding via de website. In Coachview komt deze aanmelding binnen als een webaanvraag. Lees hoe je deze kunt verwerken.

Inhoudsopgave:


Publiceren opleidingssoort en opleiding:
Om inschrijving via website / opleidingsportaal mogelijk te maken moet je allereerst de opleidingssoort(en) en opleiding(en) publiceren.
  1. Opleidingssoort: vink in tab 'Algemeen' het hokje 'Publicatie website' aan.
  2. Opleiding: vink in tab 'Algemeen' het hokje 'Publicatie website/portaal' aan.


Tip: het aanzetten van het publicatie vinkje voor een opleiding kun je met behulp van een actietemplate met datagroep 'Opleiding' automatiseren. Als je de actietemplate maakt kun je deze in de 'Template' lijst selecteren -> 'Opleiding weergeven op het portaal [Opleiding:Naam]'.
Kiest jouw klant een opleiding en schrijft zich vervolgens in, dan worden de ingevulde gegevens uit het inschrijfformulier direct doorgestuurd naar Coachview.
Deze gegevens komen terecht in een webaanvraag. Zie deze module als een filter die tussen de website en Coachview in staat.

In de webaanvraag controleer je of het bedrijf en de personen al bestaan. Je wordt daarbij geholpen door dat in Coachview vastgelegde bedrijven en personen automatisch vergeleken (gematched) worden met de ingevulde gegevens.

Jij beslist of je een nieuw dossier aanmaakt of dat een bestaand dossier aangevuld mag worden.

Verwerk je de webaanvraag door inschrijven in opleiding of plaatsen op wachtlijst? Dan wordt:
  1. Het bedrijfsdossier gecreëerd of gecorrigeerd.
  2. De persoonsdossiers van bijvoorbeeld de contactpersoon en deelnemers gecreëerdof gecorrigeerd.
  3. De aanvraag gecreëerd.
Annuleer je de webaanvraag dan gebeurt dit niet.


Meer weten waarop bedrijf en personen gematched worden? Webservices: matching bedrijf & persoon webaanvraag

Webaanvraag:
Een webaanvraag kan op twee manieren geopend worden:
  1. Via menu 'Module(s)' en menu-item 'Webaanvraag'. Hiermee wordt het zoekscherm geopende met nog niet verwerkte webaanvragen (status = ingediend). Klik op het nummer om de webaanvraag te openen.
  2. Via personal dashboard, mits panel 'Webaanvraag' is ingesteld. Je ziet het nummer, de opleiding en bedrijf of contactpersoon. Klik op het nummer om de webaanvraag te openen. Met behulp van de knop 'meer' kom je in het zoekscherm webaanvragen.

De webaanvraag is verdeeld in 10 panels. Om een webaanvraag te bewerken / verwerken klik je op de knop 'Bewerken'.

Panel 1 algemeen:
  1. Nummer en datum en tijd dat de inschrijving is binnen gekomen.
  2. Status van de webaanvraag (ingediend, verwerkt of geannuleerd).
  3. Aantal deelnemers (inclusief contactpersoon als deze gekenmerkt is als deelnemer).
  4. Zet je de webaanvraag door dan wordt de aanvraag op 'Order' gezet en kan er gefactureerd worden.
  5. Zet je de webaanvraag door dan wordt er een aanvraag met dit nummer gecreëerd. Klik je op het nummer dan open je de aanvraag.
Let op: is de status van de webaanvraag ingediend (= nog niet verwerkt) dan is er nog geen aanvraag.
Maak je gebruik van de verkoop & facturatie module en zijn er een of meerdere verkoopregels aan de opleidingssoort toegevoegd dan zie je het volgende veld verschijnen:Je ziet hier de betaalwijze (twee termijnen) en het te factureren bedrag.

Panel 2 bedrijf:
In dit panel zie je de bedrijfsgegevens die wel of niet zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Zijn er gegevens ingevuld dan probeert Coachview aan de hand van een aantal criteria het bedrijf te matchen aan een bedrijfsdossier in Coachview.
Voorbeeld 1 match:
Coachview heeft een match gevonden op de naam en het postadres van het bedrijf. Links zie je de gegevens die in het inschrijfformulier zijn ingevuld, rechts de gegevens zoals bekend in Coachview. De gegevens komen overeen en hoeven niet gecorrigeerd te worden.
Voorbeeld 2 geen match:
Coachview heeft geen match gevonden.

Je hebt nu drie mogelijkheden:
  1. Een nieuw bedrijfsdossier laten aanmaken.
  2. Met behulp van het vergrootglas zoeken of het bedrijf toch niet bestaat onder een andere naam en deze handmatig selecteren / matchen.
  3. Het bedrijf negeren en bij het verwerken van de webaanvraag niet meenemen.
Voorbeeld 3 geen macht:
Coachview heeft geen match gevonden, omdat de bedrijfsgegevens niet zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Je mag het bedrijf negeren.

Panel 3 contactpersoon:
In dit panel zie je de gegevens van de contactpersoon die zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Zijn er gegevens ingevuld dan probeert Coachview aan de hand van een aantal criteria de persoon te matchen aan een persoonsdossier in Coachview.
Voorbeeld 1 een match:
Er is een match gevonden op e-mailadres. Enkele gegevens ingevuld in het inschrijfformulier (links weergegeven) komen niet overeen met de gegevens zoals vastgelegd in Coachview (rechts weergegeven).
Ga je de webaanvraag verwerken door op de knop 'Bewerken' te klikken. Dan worden er vinkvakjes getoond. Aanvinken betekent dat je de gegevens, links weergegeven, over wilt nemen in Coachview (rechts weergegeven).
Voorbeeld 2 twee matches:
Coachview geeft aan dat er twee persoonsdossiers zijn gevonden met behulp van het ingevulde e-mailadres (1).

Via het vergrootglas (2) zoek of je deze persoon aan de hand van de andere ingevulde gegevens kunt identificeren en selecteren / matchen.
Voorbeeld 3 geen match:
Je hebt nu drie mogelijkheden:
  1. Een nieuw persoonsdossier laten aanmaken.
  2. Met behulp van het vergrootglas zoeken of de persoon toch niet bestaat onder een andere naam en deze handmatig selecteren / matchen.
  3. Deze contactpersoon negeren en niet overnemen in de aanvraag.

Contactpersoon en deelnemer?
Geeft weer of de contactpersoon ook als deelnemer ingeschreven wordt ja/nee.

Panel 4 & 5 eigen contactpersonen:
Via het inschrijfformulier kun je de eigen contactpersonen van de aanvraag laten invullen. Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon.

Panel 6 debiteur:
Coachview probeert aan de hand van bedrijfs- en of contactpersoon gegevens te bepalen wie de debiteur is.
Bedrijf wordt debiteur:
Er is een match gevonden met het bedrijf. Het bedrijf wordt automatisch debiteur. Controleer en corrigeer indien van toepassing de ingevulde gegevens (links) met de gegevens bekend in Coachview (rechts).
Contactpersoon wordt debiteur:
De bedrijfsgegevens zijn niet ingevuld of Coachview heeft het bedrijf niet kunnen matchen. In dit geval wordt de contactpersoon debiteur.

Let op: match je zelf het bedrijf? Dan wordt het bedrijf automatisch ingesteld als debiteur.
Geen match gevonden:
Er is geen match gevonden op bedrijf en contactpersoon, debiteur is dus niet gevonden. Dit kun je oplossen door:
  1. Bedrijf handmatig te matchen.
  2. Contactpersoon handmatig te matchen.
  3. Via het vergroot zelf de debiteur handmatig te matchen.
Debiteurgegevens:
Via het inschrijfformulier kun je een aantal debiteurgegevens meesturen. In dit voorbeeld laat het groene vinkje zien dat de betaalwijzecode en verzendwijze factuur in Coachview zijn ingericht. Een rood kruis geeft aan dat deze niet niet zijn ingericht.

Links zie je wat er is ingevuld in het inschrijfformulier, rechts wat bekend is in Coachview. Bij het verwerken van de webaanvraag kun je de ontbrekende gegevens in Coachview overnemen of afwijkende gegevens corrigeren.

Panel 7 autorisatie eigenaar:
Heb je in jouw werkproces het accorderen van deelname door een autorisatie eigenaar opgenomen, dan wordt deze hier weergegeven.  Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon.

Panel 8 opleidingssoort:
Met behulp van deze opleidingssoort wordt de opleidingsvraag en aanvraag gestempeld. Is er een match dan kan ingeschreven worden op de wachtlijst of in de opleiding.
  1. Klik op het i'tje om extra informatie te tonen.
  2. Met behulp van het vergrootglas kun je een andere opleidingssoort selecteren / matchen (in bewerk modus). Let op: deze moet wel hetzelfde zijn als waarmee de opleiding is gemaakt.

Panel 9 opleiding:
  1. Klik op het i'tje om extra informatie te tonen.
  2. Met behulp van het vergrootglas kun je een andere opleiding selecteren / matchen (in bewerk modus). Let op: je ziet alleen opleidingen gemaakt met de opleidingssoort uit het vorige panel.

Inschrijven op wachtlijst is nu alleen nog mogelijk.
Het is mogelijk om in de bewerk modus zelf een opleiding, gemaakt met de opleidingssoort uit het vorige panel, te selecteren.

Panel 10 deelnemer(s):
Per ingeschreven deelnemer vind je hier een panel.

Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon.

Het kan zijn dat er geen panels met informatie over de deelnemers getoond wordt. Het kan dus zijn dat de contactpersoon de enige deelnemer is.

Vrije velden, categorieën, functies en afdelingen:
Worden in de webaanvraag vrije velden en of bedrijfs- en persoonscategorieën en of functies en of afdelingen gebruikt dan kan het zijn dat je een rood kruis bij een van deze velden ziet.
In dit voorbeeld zie je een niet bestaande functie (1) en een vrij veld voor personen dat niet bestaat (2).

Zweef met jouw muis boven het rode kruis en je ziet een melding met een verklaring van het probleem.
Verwerk je de webaanvraag dan kun je het probleem voor de niet bestaande functie als volgt oplossen:
  1. Selecteer een bestaande functie met het vergrootglas of,
  2. Maak de ontbrekende functie aan.


Dit geld ook voor de afdeling.

Tip: je kunt in het inschrijfformulier ook een standaard lijst tonen met in Coachview bestaande functies en / of afdelingen.
Verwerk je de webaanvraag dan kun je het probleem met het vrije veld niet oplossen. Je moet eerst via menu 'Beheer' en menu-item 'instellen vrije velden' het ontbrekende vrije veld aanmaken.

Keer je terug naar de webaanvraag? Dan is het rode kruis verdwenen, en kun je het vrije veld overnemen.
Ook problemen met categorieën kun je niet bij het verwerken van de webaanvraag oplossen. Ook deze moet je eerst via menu 'Categorie' aanmaken.


Keer je terug naar de webaanvraag? Dan is het rode kruis verdwenen, en kun je de categorie overnemen.

Verwerken webaanvraag:
Klik op de knop 'Bewerken'.
Je ziet nu zes knoppen verschijnen.
  1. Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) dan klik je op 'Opslaan'.
  2. Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) en klik je op 'Opslaan &Terug, dan worden de wijzigingen bewaard en keer je terug naar het vorige geopende scherm'.
  3. Aannuleer de wijzigingen die je hebt toegepast.
  4. Plaats op wachtlijst zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Er wordt een aanvraag gecreëerd. Voor alle deelnemers (en indien gekozen ook de contactpersoon) wordt een opleidingsvraag gemaakt. De aanvraag en opleidingsvragen worden gestempeld met behulp van de opleidingssoort. De aanvraag / opleidingsvragen krijgen de status 'wachtlijst'. Heb je in de webaanvraag een opleiding gekozen dan wordt deze genegeerd.
  5. Inschrijven in opleiding zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Ook hier worden de aanvraag en opleidingsvragen gestempeld met de opleidingssoort. De deelnemers worden ingeschreven in de opleiding. De status van de aanvraag / opleidingsvragen is 'ingepland'.
  6. Hiermee annuleer je de webaanvraag en wordt deze niet verwerkt, dus geen aanvraag en opleidingsvragen. De webaanvraag krijgt de status 'geannuleerd'. Een geannuleerde webaanvraag kan altijd hersteld worden door op 'Bewerken' en 'Herstel geannuleerd' te klikken. 

Foutmeldingen:
In sommige gevallen kan het zijn dat de webaanvraag niet automatisch verwerkt kan worden. In die gevallen verschijnt er een melding. De aanvraag en opleidingsvragen worden wel gestempeld met status 'wachtlijst'. Deze melding verschijnt bijvoorbeeld als het maximale aantal inschrijvingen van een opleiding is bereikt of als de deelnemers al ingeschreven zijn bij de opleiding. Je kunt de aanvraag dan handmatig verder verwerken en inschrijven bij de gewenste opleiding.

Het kan soms ook zijn dat de aanvraag niet meer bij de opleiding ingeschreven kan worden. Bijvoorbeeld als de onderdelen van de opleiding aangepast zijn en niet overeenkomen met de onderdelen in de aanvraag/opleidingsvragen. Of als de status van de opleiding geen inschrijvingen meer toestaat. In die gevallen verschijnt de volgende melding: " Inschrijven bij opleiding niet meer mogelijk ivm status (Uitgevoerd, Afgerond of Geannuleerd) of ontbreken van onderdelen.

Automatisch verwerken webaanvraag:
Bij het automatisch verwerken van de webaanvraag via een actie kan het voorkomen dat de inschrijving fout loopt omdat er bijvoorbeeld geen vrije plaatsen meer zijn of dat de persoon al ingeschreven staat op dezelfde opleiding of een opleiding gestempeld met dezelfde opleidingssoort maar op een andere datum. Zonder dat je het weet worden de deelnemers op de wachtlijst geplaatst.
Je hebt de mogelijkheid om dan de webaanvraag niet te laten verwerken. Deze blijft openstaan waarop je geattendeerd wordt dat deze handmatig verwerkt moet worden. Vink via menu 'Service center' en menu-item 'Opties' de volgende opties aan: