In Coachview is het mogelijk om snel bij een specifieke aanvraag een gewenst aantal termijnfacturen te genereren. Daarbij wordt het te factureren bedrag volgens een bepaald patroon ingesteld. De termijnfacturen worden als conceptfacturen aangemaakt, waarbij de factuurdatums oplopend zijn volgens het ingestelde patroon. 

Let op:
  1. Voor een automatische incasso is het belangrijk dat het IBAN nummer en de BIC code bij de debiteur zijn ingevuld.
  2. Maak je gebruik van online betalingen via het opleidingsportaal? Dan is het factureren in termijnen niet mogelijk.
  3. De aanvraag moet verkoopstatus 'Order' hebben gekregen.

Tip:
Het is verstandig om bij de aanvraag in de tab 'Facturen' de kolommen:
  1. 'Datum' oplopend te sorteren.
  2. De naam van de debiteur toe te voegen.
  3. Het IBAN en BIC nummer van de debiteur als kolom toe te voegen.
  4. E-mailadres van de debiteur toe te voegen.
Let op: heb je bij de aanvraag aangegeven dat het definitief maken van facturen is geblokkeerd? Dan worden alle conceptfacturen gemarkeerd als geblokkeerd. Wil je de blokkade opheffen dan moet je elke factuur openen en de blokkade in tab 'Algemeen' opheffen. 

Meer weten of het blokkeren van facturen? Klik dan hier.

Factureren in termijnen:
Termijnfacturen moet je altijd via de aanvraag maken. Dit kan dus niet via de opleiding, tab 'Aanvragen' en de knop 'Maak facturen'.
Stappen:
  1. Open de aanvraag.
  2. Klik op de tab 'Orderregels' als je het te factureren bedrag wilt controleren en aanpassen.
  3. Klik op de tab 'Facturen' en de knop 'Nieuw'.
  4. Selecteer de orderregels die gefactureerd moeten worden.
  5. Klik op de knop 'Volgende'.
  6. Het 'Maak factuur van aanvraag' scherm wordt geopend.

Het scherm:
  1. Geef het aantal facturen in.
  2. Periode is 1, ook deze kun je aanpassen.
  3. Periode in dagen, weken, maanden. 
  4. Start factuurdatum. Deze staat standaard op de huidige datum maar kun je aanpassen
Hier zie je de naam van de debiteur en de betaalwijze.
De verkoopregel(s) die gefactureerd worden, het 'totaal%' kun je hier niet aanpassen.


Vervolgstappen:
  1. Klik op 'Maak facturen', de naam van de knop wijzigt in 'Bezig...'.
  2. Zijn de conceptfacturen gemaakt dan wordt het scherm automatisch gesloten.
Je hebt nu de mogelijkheid om een actie uit te voeren:
  1. Standaard staat 'bekijk concepten' geselecteerd. Vink een of meerdere conceptfacturen aan en klik op de knop 'Bekijk concept-facturen' voor een voorbeeld op het scherm.
  2. Met de optie 'bekijk alles' keer je terug naar het met facturen zonder vinkvakjes.
  3. Met de optie 'definitief maken en verzenden' kun je de eerste conceptfactuur een factuurnummer geven en versturen naar de debiteur.

Het is natuurlijk ook mogelijk het definitief maken en verzenden van de conceptfacturen te automatiseren. Daarvoor het je een automatische actie nodig die een conceptfactuur op de factuurdatum verstuurd. Dit doe je met behulp van een actietemplate. Daarvoor hebben we in onze actietemplate bibliotheek een voorbeeld 'Factureren stap 2 - Maak definitieve Factuur [Factuur:Nummer] en verzend [Debiteur:AdresseringSamengesteld]' die je hiervoor kunt gebruiken. Klik hier als je meer wilt weten of het automatisch factureren.
De financiële status van de aanvraag wordt nu automatisch ‘Conceptfactuur’. Zijn een of meerdere facturen verstuurd en eventueel betaald? Dan nog blijft de status 'Conceptfactuur' totdat alle conceptfacturen definitief zijn gemaakt en zijn verstuurd.

Tip: Meer weten over hoe je het percentage dat is gefactureerd of nog gefactureerd wordt kunt tonen op de factuur? Klik dan hier.

Verwijderen van de conceptfacturen:
Het is mogelijk om de conceptfacturen in één keer te verwijderen. Zorg ervoor dat voor 'gewenste actie' de optie 'bekijk alles' is geselecteerd.
Klik op de knop 'Verwijder alle conceptfacturen' en bevestig dit door op 'ok' te klikken.