Met vrije velden hou je extra informatie bij die standaard niet bij een bepaald onderwerp door Coachview wordt aangeboden. Het is mogelijk om voor allerlei onderwerpen een of meerdere vrije velden in te richten.
Let op: in verband met de GDPR wetgevingkun je een vrije veld, denk daarbij aan het BSN nummer, beschermen en aanmerken als vertrouwelijk. In dit geval wordt wat je hebt ingevuld:
  1. Versleuteld opgeslagen.
  2. De data erin niet standaard zichtbaar gemaakt
  3. Kun je het vrije veld niet instellen als kolom 
  4. Kun je het vrije veld niet gebruiken in een document-template.
  5. Kan niet worden gebruikt in het opleidingsportaal / website.

INHOUDSOPGAVE


Instellen:

Klik in menu 'Beheer' op de meu-item 'Instellen vrije velden'.

Kies uit de lijst het dossier waaraan vrije velden moeten worden toegevoegd.
Het zoekscherm wordt geopend met een overzicht van alle al gemaakte vrije velden voor dat dossier. Deze lijst kan natuurlijk nog leeg zijn. Klik op de knop 'Nieuw'.
Code: (verplicht): vul een unieke code in. Je mag geen spaties gebruiken, alleen letters en/of cijfers. De code kun je niet meer veranderen als je het vrije veld hebt opgeslagen.
Label (verplicht): geef het vrije veld een naam zodat duidelijk is wat er ingevuld moet worden.
Vertrouwelijk: vink aan als de informatie in het vrije veld versleuteld moet worden opgeslagen en standaard niet mag worden getoond. Dit vrije veld kun je niet instellen als kolom of gebruiken als samenvoegcode in documenttemplates.
Type: bepaal wat er ingevuld kan worden.
Klik op 'Opslaan' om de gegevens te bewaren.
Let op: wijzig je het type van een bestaande vrije veld? Dan volgt een waarschuwing. Afhankelijk van het type waarin je wijzigt worden gegevens die zijn ingevuld in de vrije velden verwijderd of ingekort. 

De verschillende types:
Ja of nee.
Je kunt de standaardwaarde aangeven. Vink je deze optie aan? Dan zal deze bij het tonen van het vrije veld altijd geselecteerd zijn. Dit betekent dus 'Ja'.
Datum.
Er kan alleen een datumnotatie (dd-mm-jjjj) ingevuld worden.
Keuzelijst.
Koppel een keuzereeks die je maakt via menu 'beheer' en menu-item 'keuzereeks'.
Getal.
Tekst met meerdere regels (notities).
Nummerreeks.
Gebruik type nummerreeks om een opeenvolgend automatisch volgnummer in te stellen voor bijvoorbeeld personen, denk aan studentennummer, en bedrijven, denk aan klantnummer. Het nummer is een doorlopend nummer en is in het vrije veld niet te bewerken. Bij het aanmaken van het vrije veld wordt direct het nummer toegekend. De autonummering start bij het oudst aangemaakte record. Je kunt een prefix en/of suffix instellen.
  1. Prefix.
  2. Minimale lengte: in dit voorbeeld wordt het nummer samengesteld met 000
  3. Het eerst toegekende nummer wordt 001.

Zo ziet de personenlijst er uit:
Let op
  1. Dit type is niet instelbaar bij alle dossiers.
  2. Eenmaal opgeslagen dan kun je de ingevulde waardes van het vrije veld niet meer bewerken. Het is niet mogelijk om het jaar als prefix te gebruiken en het nummer te laten beginnen met 1, volgend jaar het prefix te veranderen en het nummer weer laten beginnen met 1.  Je kunt het vrije veld wel verwijderen. Maar dan worden alle nummers verwijderd.
  3. Kan bij het importeren van bedrijven en personen niet gebruikt worden.

Verwijderen:
  1. Klik op de naam van het vrije veld om deze te openen.
  2. Klik op de knop 'Bewerken', 'Verwijder' en 'OK'.
  3. Zijn er al gegevens ingevuld? Dan volgt de foutmelding 'Het aantal ingevulde velden voor deze vrijvelddefinitief is 921. Deze worden ook verwijderd. Druk nogmaals op de Verwijder-knop om dit te bevestigen.'.
  4. Druk nogmaals op 'Verwijder' en 'OK" om alles te verwijderen of klik op 'Annuleer' om het verwijderen te annuleren.

Sorteren:
Heb je meerdere actieve vrije velden in het zoekscherm dan kun je deze sorteren.
  1. Open het zoekscherm met vrije velden. 
  2. Klik op het sorteer-icoontje links onder aan de lijst.
  3. Klik op de naam dat in volgorde verschoven moet worden, en schuif deze met de pijltjestoetsen naar boven of naar beneden.
  4. Klik op 'Opslaan'.