Met vrije velden hou je extra informatie bij die standaard niet bij een bepaald onderwerp door Coachview wordt aangeboden. Het is mogelijk om voor allerlei onderwerpen een of meerdere vrije velden in te richten.
Let op: in verband met de GDPR wetgeving kun je een vrije veld, denk daarbij aan het BSN nummer, beschermen en aanmerken als vertrouwelijk. In dit geval wordt wat je hebt ingevuld:
  1. Versleuteld opgeslagen.
  2. De data erin niet standaard zichtbaar gemaakt
  3. Kun je het vrije veld niet instellen als kolom 
  4. Kun je het vrije veld niet gebruiken in een document-template.
  5. Kan niet worden gebruikt in het opleidingsportaal / website.

INHOUDSOPGAVE


Instellen:

Klik in menu 'Beheer' op de meu-item 'Instellen vrije velden'.

Kies uit de lijst het dossier waaraan vrije velden moeten worden toegevoegd.
Het zoekscherm wordt geopend met een overzicht van alle al gemaakte vrije velden voor dat dossier. Deze lijst kan natuurlijk nog leeg zijn. Klik op de knop 'Nieuw'.
Code: (verplicht): vul een unieke code in. Je mag geen spaties gebruiken, alleen letters en/of cijfers. De code kun je niet meer veranderen als je het vrije veld hebt opgeslagen.
Label (verplicht): geef het vrije veld een naam zodat duidelijk is wat er ingevuld moet worden.
Vertrouwelijk: vink aan als de informatie in het vrije veld versleuteld moet worden opgeslagen en standaard niet mag worden getoond. Dit vrije veld kun je niet instellen als kolom of gebruiken als samenvoegcode in documenttemplates.
Type: bepaal wat er ingevuld kan worden.
Belangrijk: vink je deze optie aan dan attendeert Coachview je op het invullen van het vrije veld. Daarmee borg je dat informatie nodig voor het goed verwerken van het proces wordt ingevuld. Het is verplicht het vrije veld in te vuillen.
Inactief: wil je het vrije veld niet verwijderen omdat je de gegevens nog wilt bewaren? Vink dan inactief aan 
Klik op 'Opslaan & Terug' m de gegevens te bewaren.

De verschillende types:
Ja of nee.
Je kunt de standaardwaarde aangeven. Vink je deze optie aan? Dan zal deze bij het tonen van het vrije veld altijd geselecteerd zijn. Dit betekent dus 'Ja'.

Datum.
Er kan alleen een datumnotatie (dd-mm-jjjj) ingevuld worden.

Keuzelijst.
Koppel een keuzereeks die je maakt via menu-groep 'beheer' en menu-item 'keuzereeks'.
Let op:  zie je dit menu-item 'Keuzereeks' niet, dan moet de functie 'Keuzereeks (Schrijven)', behorende bij module IP toegevoegd worden aan een gebruikersrol die is toegevoegd aan jouw gebruikersaccount. Hoe dit ingericht kan worden lees je hier (rollen gebruiker). Je kunt natuurlijk ook contact opnemen met onze supportafdeling.

Getal.

Tekst met meerdere regels (notities).

Nummerreeks.
Gebruik type nummerreeks om een opeenvolgend automatisch volgnummer in te stellen voor bijvoorbeeld personen, denk aan studentennummer, en bedrijven, denk aan klantnummer. Het nummer is een doorlopend nummer en is in het vrije veld niet te bewerken. Bij het aanmaken van het vrije veld wordt direct het nummer toegekend. De autonummering start bij het oudst aangemaakte record. Je kunt een prefix en/of suffix instellen.
  1. Prefix.
  2. Minimale lengte: in dit voorbeeld wordt het nummer samengesteld met 000
  3. Het eerst toegekende nummer wordt 001.

Zo ziet de personenlijst er uit:
Let op
  1. Dit type is niet instelbaar bij alle dossiers.
  2. Eenmaal opgeslagen dan kun je de ingevulde waardes van het vrije veld niet meer bewerken. Het is niet mogelijk om het jaar als prefix te gebruiken en het nummer te laten beginnen met 1, volgend jaar het prefix te veranderen en het nummer weer laten beginnen met 1.  Je kunt het vrije veld wel verwijderen. Maar dan worden alle nummers verwijderd.
  3. Kan bij het importeren van bedrijven en personen niet gebruikt worden.

Belangrijk:
Heb je aangeven dat het veld ingevuld moet worden? Dan zie je dat terug in het dossier waarvoor je het vrije veld hebt aangemaakt.
De tab 'Vrije velden' wordt rood weergegeven. Ga je met je muis boven de tab staan dan zie je het aantal belangrijke velden.
Heb je de tab 'Vrije velden' geopend dan zie je middels dit icoontje welk vrij veld je 'verplicht' bent om in te vullen. Coachview geeft aan welke vrije veld het is.
Zolang je niet op 'Bewerken' klikt is het mogelijk dat het vrije veld niet ingevuld is. Heb je op 'Bewerken' geklikt en vul je het vrije veld niet in? Dan kun je de bewerking niet opslaan.


Verwijderen:
  1. Klik op de naam van het vrije veld om deze te openen.
  2. Klik op de knop 'Bewerken', 'Verwijder' en 'OK'.
  3. Zijn er al gegevens ingevuld? Dan volgt de foutmelding 'Het aantal ingevulde velden voor deze vrijvelddefinitief is 921. Deze worden ook verwijderd. Druk nogmaals op de Verwijder-knop om dit te bevestigen.'.
  4. Druk nogmaals op 'Verwijder' en 'OK" om alles te verwijderen of klik op 'Annuleer' om het verwijderen te annuleren.

Is het vrije veld (voor persoon, bedrijf, aanvraag, opleidingsvraag of debiteur) gevuld door een webaanvraag? Dan kun je het vrije veld niet meer verwijderen! Zet het vrije veld op inactief. Is het vrije veld gevuld dan wordt deze getoond in het dossier (tab 'Vrije velden' met als opmerking 'inactief' er achter. Is het vrije veld niet gevuld? Dan wordt deze niet getoond.


Sorteren:
Heb je meerdere actieve vrije velden in het zoekscherm dan kun je deze sorteren.
  1. Open het zoekscherm met vrije velden. 
  2. Klik op het sorteer-icoontje links onder aan de lijst.
  3. Klik op de naam dat in volgorde verschoven moet worden, en schuif deze met de pijltjestoetsen naar boven of naar beneden.
  4. Klik op 'Opslaan'.


Wijzig je het type van een bestaande vrije veld? Dan volgt een waarschuwing. Afhankelijk van het type waarin je wijzigt worden gegevens die zijn ingevuld in de vrije velden verwijderd of ingekort.