Met behulp van een mailing, print of e-mail je documenten met informatie over de gekozen opleiding naar bijvoorbeeld deelnemers die zijn ingeschreven, docenten die voor de opleiding zijn ingepland, contactpersonen van klanten en locaties.

Let op: in dit artikel wordt gebruik gemaakt van Editor 3.

Naar wie:
Je hebt verschillende mogelijkheden voor het versturen van een mailing:
Wie?Welke tab in de opleiding?Knop?
Deelnemers:DeelnemersNieuwe mailing
Datagroep 'Opleidingsdeelnemer' is automatisch geselecteerd.
Contactpersonen: *AanvragenNieuwe mailing
Datagroep 'Opleidingsvraag' is automatisch geselecteerd.
Docenten:MailingsNieuwe mailing
Selecteer datagroep 'OpleidingsDocent'
Locaties:MailingsNieuwe mailing
Selecteer datagroep 'OpleidingsLocatie"
*Contactpersonen: de e-mail wordt verstuurd naar de contactpersoon die is toegevoegd aan de aanvraag.
Heb je op de knop 'Nieuwe mailing' geklikt dan wordt het mailingscherm geopend.

Mailing samenstellen tab 'Algemeen':
Naam: er wordt standaard een naam gegeven. Deze mag je wijzigen.
Datagroep: de datagroep voor deelnemers en contactpersonen is automatisch ingevuld. Voor docenten en locaties moet je deze zelf selecteren.
Template: selecteer met behulp van het vergrootglas een documenttemplate. Door de keuze van de datagroep worden alleen die documenttemplates getoond die toepasbaar zijn.

Voeg ontvangers automatisch toe: het vinkje zorgt ervoor dat automatisch de ontvangers aan de mailingitems lijst worden toegevoegd. Zet je dit vinkje uit dan kun je zelf in de mailingitems lijst de ontvangers selecteren. Dit is handig als je de certificaten wilt printen of e-mailen. Bij het selecteren van ontvangers in de mailingitems lijst kun je zoeken op opleidingsvraag 'Akkoord'. Heb je presentie- en of slagingsplicht en is de status van de opleiding 'Uitgevoerd'? Dan wordt het akkoord bepaald.

Selecteer ook ontvangers waarvoor deze template al eens gebruikt is:
  1. Staat het vinkje uit? Dan worden automatisch alle ontvangers uitgesloten van deze mailing waarvoor het geselecteerde documenttemplate al eens als e-mail of print is gegenereerd. Daarmee voorkom je dat je per ongeluk twee of meerdere keren hetzelfde document stuurt. Heb je net een nieuwe ontvanger toegevoegd (deelnemer ingeschreven, docent ingepland) en heeft deze ontvanger het document nog niet gehad, dan wordt alleen deze ontvanger aan de mailingitems lijst toegevoegd.
  2. Vink je het hokje aan? Dan worden alle ontvangers toegevoegd aan de mailingitems lijst ongeacht of deze het document al hebben ontvangen. Handig als de opleiding anders is gepland, en je aan iedereen opnieuw de uitnodiging wilt sturen of een document opnieuw moet printen.

Omschrijving: je mag een extra omschrijving invullen als meer uitleg nodig is over deze mailing.
Alternatieve adressering: gebruik een of meerdere samenvoegcodes om de adressering aan te passen.
Alternatieve aanhef: gebruik een of meerdere samenvoegcodes om de aanhef aan te passen.

Je kunt deze velden gerust leeglaten. In de documenttemplate heb je al geregeld hoe de adressering en aanhef getoond moeten worden.

Adrestype: ga je een brief printen en heb je in de aanhef het postadres van het bedrijf als samenvoegcodes geplaatst? Dan wordt gecontroleerd of het postadres is ingevuld. Is dit niet het geval? Dan krijg je een melding er wordt er niets geprint. Je kunt hier ook nog kiezen voor 'Bezoekadres bedrijf', 'Factuuradres bedrijf', 'Overigadres bedrijf', 'Prive-adres persoon'.
Emailtype: ga je e-mailen? Dan wordt gecontroleerd of een e-mail in het persoonsdossier ingevuld is met dit type Is dit niet het geval? Dan volgt een melding en wordt er niet gemaild naar die personen waarvan het emailtype niet voldoet. Je kunt kiezen uit control op 'Eerste', 'Privé', 'Mobiel', 'Bedrijf', 'Voorkeur'. Standaard staat 'Zakelijk' ingesteld.
Opt-in controle: vink je deze optie aan? Dan wordt er gecontroleerd of opt-in staat geselecteerd bij de persoon. Als een mailing verstuurd vanuit een opleiding dan is deze controle niet nodig.
Inactief: heb je een mailing aangemaakt. maar is deze niet goed? Dan kun je 'Inactief' aanvinken. De mailing verdwijnt naar de achtergrond en zie je in de opleiding niet meer terug.

Mailing samenstellen tab 'Mailing template'':
Via de tab 'Mailing template' kun je:
  1. De naam van het document dat gegenereerd wordt aanpassen (let op de samenvoegcodes).
  2. Het onderwerp van de e-mail (let op de samenvoegcodes).
  3. Referentienummer.
  4. Marges.

Maak je gebruik van Editor 2? Dan kun je hier te tekst aanpassen.

Mailing samenstellen tab 'Editor':
Wijzigingen in de tekst van de e-mail kun je nog aanbrengen via deze tab. Daar zie je een kopie van de geselecteerde documenttemplate. Wijzigingen worden alleen doorgevoerd en opgeslagen bij deze mailing.

Let op: verander niet de samenvoegcodes, de codes tussen [ ] als je niet zeker weet hoe dit moet.

Mailing samenstellen tab 'Ontvangers':
In de tab 'Ontvangers'  zie je o.a. de namen van de deelnemers, contactpersonen, docenten of contactpersonen van de locaties. Vanuit deze tab print of mail je, en is het nog mogelijk ontvangers te verwijderen of toe te voegen aan deze mailing.
  1. Verstuur het document naar alle ontvangers uit de lijst als een e-mail.
  2. Print het document voor alle ontvangers.
  3. Verwijder een of meerdere ontvangers uit de lijst.
  4. Opent een zoekscherm met ontvangers, zoek en selecteer deze om aan de lijst toe te voegen.
  5. Kolommen:
    1. Naam ontvanger.
    2. E-mailadres: daar gaat de e-mail naar toe.
    3. Merged: document samengevoegd met informatie uit Coachview.
    4. Verzonden: is de mail verzonden / is het document geprint.
    5. Document: voorbeeld op het scherm, klik op het icoontje en controleer het document.
    6. Gemaild: ja of nee.
    7. Geprint: ja of nee.
    8. Koppeling: link om het persoonsdossier te openen en te corrigeren na melding.
    9. Laatste melding: melding dat er iets fout is gegaan.

Dubbele e-mailadressen worden aangegeven in de lijst. 
Dat is handig als jij opleidingen verzorgt waar families zich kunnen inschrijven. Binnen deze families wordt vaak gecommuniceerd via één e-mailadres van een van de ouders. Om dat te voorkomen zie je direct welke e-mailadressen meerdere keren voorkomen met behulp van het waarschuw icoon.

Mailing versturen:
Heb je op de knop 'E-mail' geklikt? Dan wordt er een pop-upscherm geopend:
Afzender: dit kan een algemeen e-mail adres zijn als dit is ingesteld of jouw eigen e-mail adres.
Emailtype (e-mail naar): naar het e-mailadres met dit emailtype in het persoonsdossier wordt de e-mail gestuurd. Standaard staat zakelijk geselecteerd, dus in het persoonsdossier van de ontvanger moet een zakelijk e-mailadres zijn ingesteld.
Leidinggevende in CC: vink deze optie aan als de leidinggevende deze e-mail ook moet ontvangen. In het persoonsdossier van de ontvanger moet de leidinggevende zijn bepaald.

Voeg een extern- en/of intern document toe als bijlage aan de e-mail. Het kan zijn dat hier al een document is gekoppeld. Het document is standaard toegevoegd aan de documenttemplate.
Bestaand in-/extern document: je hebt, bijvoorbeeld bij de opleidingssoort, een of meerdere externe (PDF, MS-Word etc.) documenten geupload en wilt deze als bijlage meesturen. Denk bijvoorbeeld aan huiswerkopdrachten, voorwaarden etc.
O.b.v. template(s); niet opslaan: je hebt een andere documenttemplate toegevoegd. Als de e-mail wordt verstuurd wordt door Coachview het document gegenereerd en als bijlage toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een presentatielijst voor de docenten, deelnemerslijst voor de locatie etc. De bijlage wordt niet opgeslagen en vind je niet terug in Coachview.
O.b.v. template(s); opslaan: hetzelfde als hierboven, alleen de bijlage wordt opgeslagen en vind je wel terug in Coachview.
Bepaal door de optie aan te vinken:
  1. Of de bijlagen gezipped meegestuurd worden.
  2. Je een leesbevestiging wilt ontvangen.
  3. Je een ontvangstbevestiging wilt ontvangen.

Opt-in controle: vink deze optie aan als je Coachview moet controleren of de opt-in optie is geselecteerd in het persoonsdossier van de ontvanger. Is dit niet het geval dan wordt de e-mail niet verstuurd. Deze controle is niet nodig als je informatie over de opleiding verstuurd, wel nodig voor een algemene mailing zoals een nieuwsbrief.
Klik op de knop 'E-mailen' om de e-mails te versturen.
  1. Het scherm wordt gesloten, de e-mails worden verstuurd en je keert terug naar de lijst met ontvangers.
  2. De ontvangers waarvoor het gelukt is om de e-mail te versturen zijn uit de lijst verdwenen.
  3. De ontvangers waarvoor het niet gelukt is om de e-mail te versturen blijven in de lijst staan.

Let op: ben je vergeten een onderwerp in te vullen dan volgt er een melding. Klik je nogmaals op de knop 'E-mailen' dan worden de mails verzonden zonder onderwerp. Wil je het onderwerp invullen? Sluit dan dit scherm en klik op de tab 'Mailing template'. Klik op 'Bewerken', vul het onderwerp in en klik op 'Opslaan & Terug'.

Kijk in de kolom 'Laatste melding' wat er mis is gegaan. Vaak is er geen e-mail in het persoonsdossier ingevuld of is het type niet als 'Zakelijk' of het type van jouw keuze in de tab 'Algemeen' ingesteld. Klik op de naam van de ontvanger in kolom 'Koppeling' om naar het persoonsdossier te gaan. Klik op 'Bewerken' en corrigeer het e-mail adres. Klik op 'Opslaan & Terug' om naar de mailing terug te keren en klik nogmaals op de knop 'E-mail'.
Ben je klaar? Ga met behulp van de broodkruimel (klok) terug naar de opleiding. In de tab 'Documenten' zie je de gegenereerde documenten terug.

Houd rekening met:
Heb je in de documenttemplate  bij panel 'E-mail instellingen' een 'afzender' en/of 'aan' en/of 'CC' en/of 'BCC' ingesteld?
Dan worden deze niet gebruikt bij het handmatig versturen van e-mailings.
Of het e-mailadres bestaat en of de e-mail daadwerkelijk is ontvangen weet Coachview niet. Gaat er iets fout bij het versturen van een e-mail? Dan krijg je in jouw eigen postvak in een postmaster mail over. Per ontvanger zal er in de opleiding een document gecreëerd worden. Open het document en klik op het i'tje. Je ziet nu wanneer vanuit welke afzender en naar wie de mail is verstuurd.