Via de opleiding:

Selecteer ook ontvangers waarvoor deze template al eens gebruikt is:

1. Staat het vinkje uit? Dan worden automatisch alle ontvangers uitgesloten van deze mailing waarvoor het geselecteerde documenttemplate al eens als e-mail of print is gegenereerd. Daarmee voorkom je dat je per ongeluk twee of meerdere keren hetzelfde document stuurt. Heb je net een nieuwe ontvanger toegevoegd (deelnemer ingeschreven, docent ingepland) en heeft deze ontvanger het document nog niet gehad, dan wordt alleen deze ontvanger aan de mailingitems lijst toegevoegd.
2. Vink je het hokje aan? Dan worden alle ontvangers toegevoegd aan de mailingitems lijst ongeacht of deze het document al hebben ontvangen. Handig als de opleiding anders is gepland, en je aan iedereen opnieuw de uitnodiging wilt sturen of een document opnieuw moet printen.

Omschrijving: je mag een extra omschrijving invullen als meer uitleg nodig is over deze mailing.

Alternatieve adressering: gebruik een of meerdere samenvoegcodes  om de adressering aan te passen.

Alternatieve aanhef: gebruik een of meerdere samenvoegcodes om de aanhef aan te passen.

Adrestype: ga je een brief printen en heb je in de aanhef het postadres van het bedrijf als samenvoegcodes geplaatst? Dan wordt gecontroleerd of het postadres is ingevuld. Is dit niet het geval? Dan krijg je een melding er wordt er niets geprint. Je kunt hier ook nog kiezen voor 'Bezoekadres bedrijf', 'Factuuradres bedrijf', 'Overigadres bedrijf', 'Prive-adres persoon'.

Emailtype: ga je e-mailen? Dan wordt gecontroleerd of een e-mail in het persoonsdossier ingevuld is met dit type Is dit niet het geval? Dan volgt een melding en wordt er niet gemaild naar die personen waarvan het emailtype niet voldoet. Je kunt kiezen uit control op 'Eerste', 'Privé', 'Mobiel', 'Bedrijf', 'Voorkeur'. Standaard staat 'Zakelijk' ingesteld.

Opt-in controle: vink je deze optie aan? Dan wordt er gecontroleerd of opt-in staat geselecteerd bij de persoon. Als een mailing verstuurd vanuit een opleiding dan is deze controle niet nodig. 

Inactief: heb je een mailing aangemaakt. maar is deze niet goed? Dan kun je 'Inactief' aanvinken. De mailing verdwijnt naar de achtergrond en zie je in de opleiding niet meer terug.

Wijzigingen in de tekst van de e-mail kun je nog aanbrengen via de tab 'Mailing template'. Daar zie je een kopie van de geselecteerde documenttemplate. Wijzigingen worden alleen doorgevoerd bij deze mailing en opgeslagen.

Let op: verander niet de samenvoegcodes, de codes tussen [ ] als je niet zeker weet hoe dit moet.

1. Verstuur het document naar alle ontvangers uit de lijst als een e-mail.
2. Print het document voor alle ontvangers.
3. Verwijder een of meerdere ontvangers uit de lijst.
4. Opent een zoekscherm met ontvangers, zoek en selecteer deze om aan de lijst toe te voegen.
5. Kolommen:
   1. E-mailadres: daar gaat de e-mail naar toe.
   2. Merged: document samengevoegd met informatie uit Coachview.
   3. Document: voorbeeld op het scherm, klik op het icoontje en controleer het document.
   4. Koppeling: link om het persoonsdossier te openen en te corrigeren na melding
   5. Laatste melding: melding dat er iets fout is gegaan.

Mailing versturen:

Afzender: dit kan een algemeen e-mail adres zijn als dit is ingesteld of jouw eigen e-mail adres.

Emailtype (e-mail naar): naar het e-mailadres met dit emailtype in het persoonsdossier wordt de e-mail gestuur. Standaard staat zakelijk geselecteerd, dus in het persoonsdossier van de ontvanger moet een zakelijk e-mailadres zijn ingesteld.

Leidinggevende in CC: vink deze optie aan als de leidinggevende deze e-mail ook moet ontvangen. In het persoonsdossier van de ontvanger moet de leidinggevende zijn bepaald.

Voeg een extern- en/of intern document toe als bijlage aan de e-mail. Het kan zijn dat hier al een document is gekoppeld. Het document is standaard toegevoegd aan de documenttemplate.

Bestaand in-/extern document: je hebt, bijvoorbeeld bij de opleidingssoort, een of meerdere externe (PDF, MS-Word etc.) documenten geupload en wilt deze als bijlage meesturen. Denk bijvoorbeeld aan huiswerkopdrachten, voorwaarden etc.

O.b.v. template(s); niet opslaan: je hebt een andere documenttemplate toegevoegd. Als de e-mail wordt verstuurd wordt door Coachview het document gegenereerd en als bijlage toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een presentatielijst voor de docenten, deelnemerslijst voor de locatie etc. De bijlage wordt niet opgeslagen en vind je niet terug in Coachview.

O.b.v. template(s); opslaan: hetzelfde als hierboven, alleen de bijlage wordt opgeslagen en vind je wel terug in Coachview.

Bepaal door de optie aan te vinken:

1. Of de bijlagen gezipped meegestuurd worden.
2. Je een leesbevestiging wilt ontvangen.
3. Je een ontvangstbevestiging wilt ontvangen.

Opt-in controle: vink deze optie aan als je Coachview moet controleren of de opt-in optie is geselecteerd in het persoonsdossier van de ontvanger. Is dit niet het geval dan wordt de e-mail niet verstuurd. Deze controle is niet nodig als je informatie over de opleiding verstuurd, wel nodig voor een algemene mailing zoals een nieuwsbrief.

Klik op de knop 'E-mailen' om de e-mails te versturen.

1. Het scherm wordt gesloten, de e-mails worden verstuurd en je keert terug naar de lijst met ontvangers.
2. De ontvangers waarvoor het gelukt is om de e-mail te versturen zijn uit de lijst verdwenen.
3. De ontvangers waarvoor het niet gelukt is om de e-mail te versturen blijven in de lijst staan.

Kijk in de kolom 'Laatste melding' wat er mis is gegaan. Vaak is er geen e-mail in het persoonsdossier ingevuld of is het type niet als 'Zakelijk' of het type van jouw keuze in de tab 'Algemeen' ingesteld. Klik op de naam van de ontvanger in kolom 'Koppeling' om naar het persoonsdossier te gaan. Klik op 'Bewerken' en corrigeer het e-mail adres. Klik op 'Opslaan & Terug' om naar de mailing terug te keren en klik nogmaals op de knop 'E-mail'.

Houd rekening met:

Heb je in de documenttemplate  bij panel 'E-mail instellingen' een 'afzender' en/of 'aan' en/of 'CC' en/of 'BCC' ingesteld?

Dan worden deze niet gebruikt bij het handmatig versturen van e-mailings.