Soms heb je de behoefte om maar één intern document te maken, te printen of te e-mailen. Denk bijvoorbeeld aan een presentie- of deelnemerslijst bij een opleiding, een offerte bij een aanvraag of een overzicht van geregistreerde medewerkers bij een bedrijf. 

Als voorbeeld ga je een presentielijst maken, printen en e-mailen vanuit een opleiding. Je hebt daar een documenttemplate voor nodig die de presentielijst genereerd. De documenttemplate moet als datagroep 'Opleiding' hebben.

Let op: in dit artikel wordt gebruik gemaakt van Editor 3.

Zo maak je de presentielijst:
Open de opleiding en klik op de tab 'Documenten'.
Klik op de knop 'Nieuw'
Het zoekscherm met documenttemplates wordt geopend. Zoek en selecteer de documenttemplate door op de naam te klikken.
Het document wordt gemaakt en je komt in tab 'Algemeen' in de bewerkmodus. Hier kun je o.a. de naam en het onderwerp (voor de e-mail) aanpassen. Klik op 'Opslaan'.
Klik op de tab 'Editor'. Hier zie je het gegenereerde document.
  1. De inhoud van het interne document, deze kun je naar behoefte nog aanpassen. Vergeet dan niet op 'Opslaan' te klikken.
  2. Maak van het document een PDF en print het document.
  3. Mail het document.

PDF / Printen:
Klik op de knop 'PDF / printen'.Voorbeeld printen via Microsoft Edge (chromium)
Het document wordt als PDF gedownload.
Als je het document opent kun je het printen. Het printen is afhankelijk van jouw computer instelling. Dat kan vanuit een PDF programma of via de browser.

E-mailen:
Klik op de knop 'E-mailen en het pop-up venster 'Document verzenden' wordt geopend.
Wat er getoond wordt is afhankelijk van de instellingen in tab 'Algemeen' van de documenttemplate.
Documenttemplate voorbeeld 1Document pop-up scherm verzenden voorbeeld 1
  1. De afzender, in dit voorbeeld de gebruiker van Coachview die de e-mail gaat versturen.
  2. 'Aan' is niet ingevuld, je moet nu zelf een e-mailadres intypen of selecteren met het vergrootglas.
  3. Het onderwerp van de e-mail. Deze kun je voor dat je gaat verzenden nog altijd wijzigen.
  4. Bijlage die standaard meegestuurd moet worden, in dit voorbeeld een extern document dat bij de opleidingssoort is geüpload. Je kunt voor het verzenden de bijlage verwijderen door op de naam en het kruis te klikken en/of andere bijlagen toevoegen.

Documenttemplate voorbeeld 2Document pop-up scherm verzenden voorbeeld 2
  1. De afzender is nu een e-mailgroep (algemeen e-mailadres) gemaakt via menu 'Beheer' en menu-item 'Instellen e-mailgroepen'.
  2. De 'Aan' wordt automatisch ingevuld en is het e-mailadres van contactpersoon 2 van de opleiding (zie tab 'Algemeen' opleiding). Je heb nog de mogelijkheid dit e-mailadres te verwijderen door op de naam en het kruis te klikken en/of met behulp van het vergrootglas een of meerdere e-mailadressen toe te voegen.
  3. Het onderwerp van de e-mail. Deze kun je voor dat je gaat verzenden nog altijd wijzigen.
  4. Er is geen bijlage. Wil je dit toch klik dan op het pijltje en selecteer een of meerdere bijlagen.

Voor dat je de e-mail verzend door op de knop 'Verzenden' (2) te klikken kun je nog om een ontvangstbevestiging en leesbevestiging vragen en de bijlagen laten zippen (comprimeren) (1).


Document historie (controle):
Wil je controleren wat de historie van het document is? Klik dan op het i'tje.
  1. Wat is er met het document gebeurd.
  2. Wie heeft het verstuurd.
  3. Wanneer.
  4. Wat was het onderwerp.
  5. Wie is de afzender.
  6. Wie is de ontvanger (Aan).
  7. Is er nog een CC / BCC verstuurd en naar wie.
  8. Zijn er een of meerdere bijlagen verstuurd.

Tip:
Voor dat je het document maakt kun je nog controleren of het document goed wordt samengesteld.
Klik in de tab 'Documenten' op de knop 'Voorbeeld' en selecteer de documenttemplate.
Een pop-up met het voorbeeld wordt getoond, de document wordt nog niet gemaakt.

Let op: what you see is not what you get. Wil je zeker weten dat de layout van het document (e-mail of print) goed is dan moet je het document zoals hierboven beschreven maken en e-mailen of printen.