Zoals je in de introductie hebt gelezen kun je van een persoon bijvoorbeeld het besteedbaar bedrag en/of het aantal te halen studiepunten bijhouden. Dit doe je met behulp van het inrichten van één of meerdere saldo's. Per saldo kunnen één of meerdere periodes worden ingegeven. Het per periode in te stellen budget bepaald wat het maximaal te besteden bedrag is, of hoeveel studiepunten er maximaal behaald kunnen worden. Periodes hoeven niet aansluitend te zijn, maar mogen elkaar niet overlappen.


Waar doe ik dat?

Open een saldo en klik dan op de tab 'Periodes'.


Zo doe je het met behulp van de volgende stappen:


Stap 1: Klik op 'Nieuw'.

Stap 2: Geef een naam aan deze periode.

Stap 3: Bepaal het toe te kennen budget; dit is bijvoorbeeld het aantal maximaal te behalen studiepunten of het maximaal te besteden bedrag.

Stap 4: Vul de datum vanaf en tot en met in.

Stap 5: Klik op 'Opslaan & Terug' om nog een saldo-periode toe te voegen of

Stap 6: Klik op 'Opslaan' om deze periode verder in te richten.


Koppel één of meerdere opleidingssoorten aan de periode:
De waarde van het te verrekenen bedrag of studiepunten leg je per opleidingssoort vast. Het volgen of gevolgd hebben van een opleiding bepaalt welk bedrag er definitief van het persoonlijk besteedbaar bedrag afgetrokken wordt, of hoeveel studiepunten er aan de persoon toegekend worden. Per persoon en periode wordt dit de restwaarde genoemd.

Stap 1: Klik op de tab 'Soort/saldoperiode'.
Stap 2: Klik op 'Toevoegen'.
Stap 3: Vul een waarde in; hoeveel studiepunten mogen opgeteld worden of welke bedrag wordt van het besteedbaar bedrag afgetrokken.
Stap 4: Selecteer één of meerdere opleidingssoorten door op de regel te klikken.
Stap 5: Klik op 'Toevoegen'.
Stap 6: Wil je nog meer opleidingssoorten toevoegen, maar dan met een andere waarde, herhaal dan stappen 2 tot en met 5.

Klik in het zoekscherm op 'details' om de waarde die is toegekend te wijzigen of om de toegevoegde opleidingssoort te verwijderen.

Koppel één of meerdere personen aan de periode:

Voeg aan de periode een of meerdere personen toe waarvoor het besteedbaar bedrag of de studiepunten bijgehouden moet worden.

Stap 1: Klik op de tab 'Periodes'.
Stap 2: Klik op 'Nieuw'.
Stap 3: Selecteer een persoon (type achternaam in of selecteer de persoon via het loepje).
Stap 4: Vult het budget in; deze kan gelijk zijn aan het budget toegekend aan de periode, het kan zijn dat persoon halverwege in dienst komt dus minder budget krijgt, of er is besloten om extra budget toe te kennen.
Stap 5: Klik op 'Opslaan & Terug' om de persoon toe te voegen, en terug te keren naar het zoekscherm.

Let op: verhoog of verlaag je het budget voor een bepaalde periode dan worden de budgetten van de personen die aan de periode zijn toegevoegd niet verhoogd of verlaagd. Personen die nieuw toegevoegd worden aan de periode krijgen het nieuwe toegekende budget.

Klik in het zoekscherm op 'details' om de gegevens van de persoon in te zien, te wijzigen of te verwijderen.
In tab 'Algemeen' zie je in een overzicht het bepaalde budget, het tot nu toe bestede bedrag of behaalde studiepunten (mutatie) en nog te bestede bedrag of nog te behalen aantal studiepunten (restwaarde).


Via de tab 'Mutaties' zie je in een overzicht alle automatisch of handmatig verwerkte mutaties.

Het is ook mogelijk een mutatie zelf toe te voegen.

Stap 1: Klik op de knop 'Nieuw'.
Stap 2: Vul een datum (bepaalt de periode), waarde en eventuele opmerkingen in.
Stap 3: Vink 'Definitief' aan als de waarde doorberekend mag worden.
Stap 4: Klik op 'Opslaan & Terug'.

Voorbeeld:

Dit is de periode 'Studiejaar 2016' (1) toegevoegd aan saldo 'Studiepunten'.

Het toe te kennen budget (2) is '50', in dit voorbeeld het maximaal aantal te behalen studiepunten.

De periode (3) waarin deze studiepunten gehaald kunnen worden loopt van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016.


Er zijn 4 opleidingssoorten toegevoegd aan de periode 'Studiejaar 2016'.

Met de knop 'Toevoegen' (1) kun je nog een opleidingssoort (3) toevoegen.

Per opleidingssoort bepaal je de waarde, de te behalen aantal studiepunten (2),

Met behulp van 'details' (4) kun je de waarde wijzigen of de toegevoegde opleidingssoort weer verwijderen.


Met behulp van de knop 'Nieuw' (1) is een persoon (2) toegevoegd  aan de periode. Voor deze persoon worden nu het aantal studiepunten voor deze periode (6) bijgehouden.

Volgt deze persoon een opleiding, gemaakt met een opleidingssoort die toegevoegd is aan deze periode, en wordt voldaan aan de in de saldo bepaalde mutatie-type en mutatie-timing, dan wordt de in de opleidingssoort vastgelegde waarde als mutatiesom (4) toegekend. De restwaarde (5), budget (3) - mutatiesom (4), bepaalt wat er nog aan te behalen studiepunten open staat.


Restwaarde overnemen:

Het is mogelijk om de restwaarde van voorgaande periode over te nemen bij een nieuwe periode.

Dit is een standaardwaarde voor nieuwe saldoperiodes bij dit saldo. Bij het ingaan van een nieuwe saldoperiode al de restwaarde uit de voorgaande periode overgenomen worden. 

Dit kun je in het saldo instellen.


Wanneer de periode al aangemaakt is waarbij je het oude saldo wilt overnemen, dien je eerst deze instelling aan te passen in het saldo en vervolgens nog het vinkje aan te zetten bij de periode. Wanneer je het dit aanvinkt verschijnt er een mogelijkheid om de vorige periode te selecteren.

Vanaf het moment dat het vinkje is aangezet in de ingerichte saldo, zal dit bij het aanmaken van de volgende periodes automatisch overgenomen worden.


De restwaarde wordt bij voorgaande periodes op 0 gezet. Dit is terug te vinden bij de saldomutaties 

Mutaties doorvoeren bij meerdere personen tegelijkertijd met omschrijving van 1 opleiding:

Wanneer je in het overzicht van de saldo-mutaties bent, is er een bewerk-knop. 

Klik op de bewerk-knop en vink de saldomutaties aan waarvan je de waarde wilt vervangen. Wanneer je op opslaan klikt, worden de geselecteerde mutaties bijgewerkt met de nieuwe waarde.

Let op: dit kan alleen voor waardes die op 0 staan.


Naam van mutatie ingeven/corrigeren van de mutatie:

Bij een handmatig aangemaakte mutatie kan een naam (max. 255 karakters) ingegeven worden. Bij automatisch aangemaakte mutaties wordt hier standaard de opleidingsvraag naam ingevuld.

Alle mutaties (zowel handmatig als automatisch) kunnen bewerkt worden.  

Ook in het portaal kan de mutatie naam gebruikt worden op het profiel van de deelnemers. Deelnemers zien dan ook de naam van de mutatie en niet alleen de opleidingsnaam.