Zoals je in de introductie hebt gelezen kun je van een persoon bijvoorbeeld het besteedbaar bedrag en/of het aantal te halen studiepunten bijhouden. Dit doe je met behulp van het inrichten van één of meerdere saldo's. Per saldo kunnen één of meerdere periodes worden ingegeven. Het per periode in te stellen budget bepaald wat het maximaal te besteden bedrag is, of hoeveel studiepunten er maximaal behaald kunnen worden. Periodes hoeven niet aansluitend te zijn, maar mogen elkaar niet overlappen.
Waar doe ik dat?
Open een saldo en klik dan op de tab 'Periodes'.
Zo doe je het met behulp van de volgende stappen:
Stap 1: Klik op 'Nieuw'.
Stap 2: Geef een naam aan deze periode.
Stap 3: Bepaal het toe te kennen budget; dit is bijvoorbeeld het aantal maximaal te behalen studiepunten of het maximaal te besteden bedrag.
Stap 4: Vul de datum vanaf en tot en met in.
Stap 5: Klik op 'Opslaan & Terug' om nog een saldo-periode toe te voegen of
Stap 6: Klik op 'Opslaan' om deze periode verder in te richten.
De waarde van het te verrekenen bedrag of studiepunten leg je per opleidingssoort vast. Het volgen of gevolgd hebben van een opleiding bepaalt welk bedrag er definitief van het persoonlijk besteedbaar bedrag afgetrokken wordt, of hoeveel studiepunten er aan de persoon toegekend worden. Per persoon en periode wordt dit de restwaarde genoemd.
Koppel één of meerdere personen aan de periode:
Het toe te kennen budget (2) is '50', in dit voorbeeld het maximaal aantal te behalen studiepunten.
De periode (3) waarin deze studiepunten gehaald kunnen worden loopt van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016.
Er zijn 4 opleidingssoorten toegevoegd aan de periode 'Studiejaar 2016'.
Met de knop 'Toevoegen' (1) kun je nog een opleidingssoort (3) toevoegen.
Per opleidingssoort bepaal je de waarde, de te behalen aantal studiepunten (2),
Met behulp van 'details' (4) kun je de waarde wijzigen of de toegevoegde opleidingssoort weer verwijderen.
Met behulp van de knop 'Nieuw' (1) is een persoon (2) toegevoegd aan de periode. Voor deze persoon worden nu het aantal studiepunten voor deze periode (6) bijgehouden.
Volgt deze persoon een opleiding, gemaakt met een opleidingssoort die toegevoegd is aan deze periode, en wordt voldaan aan de in de saldo bepaalde mutatie-type en mutatie-timing, dan wordt de in de opleidingssoort vastgelegde waarde als mutatiesom (4) toegekend. De restwaarde (5), budget (3) - mutatiesom (4), bepaalt wat er nog aan te behalen studiepunten open staat.
Restwaarde overnemen:
Het is mogelijk om de restwaarde van voorgaande periode over te nemen bij een nieuwe periode.
Dit is een standaardwaarde voor nieuwe saldoperiodes bij dit saldo. Bij het ingaan van een nieuwe saldoperiode al de restwaarde uit de voorgaande periode overgenomen worden.
Dit kun je in het saldo instellen.
Wanneer de periode al aangemaakt is waarbij je het oude saldo wilt overnemen, dien je eerst deze instelling aan te passen in het saldo en vervolgens nog het vinkje aan te zetten bij de periode. Wanneer je het dit aanvinkt verschijnt er een mogelijkheid om de vorige periode te selecteren.
Vanaf het moment dat het vinkje is aangezet in de ingerichte saldo, zal dit bij het aanmaken van de volgende periodes automatisch overgenomen worden.
De restwaarde wordt bij voorgaande periodes op 0 gezet. Dit is terug te vinden bij de saldomutaties
Mutaties doorvoeren bij meerdere personen tegelijkertijd met omschrijving van 1 opleiding:
Wanneer je in het overzicht van de saldo-mutaties bent, is er een bewerk-knop.
Klik op de bewerk-knop en vink de saldomutaties aan waarvan je de waarde wilt vervangen. Wanneer je op opslaan klikt, worden de geselecteerde mutaties bijgewerkt met de nieuwe waarde.
Let op: dit kan alleen voor waardes die op 0 staan.
Naam van mutatie ingeven/corrigeren van de mutatie:
Bij een handmatig aangemaakte mutatie kan een naam (max. 255 karakters) ingegeven worden. Bij automatisch aangemaakte mutaties wordt hier standaard de opleidingsvraag naam ingevuld.
Alle mutaties (zowel handmatig als automatisch) kunnen bewerkt worden.
Ook in het portaal kan de mutatie naam gebruikt worden op het profiel van de deelnemers. Deelnemers zien dan ook de naam van de mutatie en niet alleen de opleidingsnaam.