Met behulp van een actie template zorg je ervoor dat een deelnemer, ingeschreven op een opleiding met minimaal één e-learning onderdeel, als cursist in jouw e-learningsysteem wordt aangemeld en toegang krijgt tot de cursus. Coachview maakt en voert de actie automatisch uit. Daarvoor moet de module 'Automatische workflow' aan je toegewezen zijn.
Dit artikel geldt voor de volgende e-learningsystemen:
  1. Moodle.
  2. Ilias
  3. aNewSpring
  4. Generieke koppeling

Actietemplate inrichten:
  1. Klik op menu ‘Template’ 
  2. Klik op menu-item ‘Actie template’. De lijst met actietemplates wordt geopend.
  3. Klik op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe actietemplate aan te maken.
We hebben voor jou een actietemplate als voorbeeld klaar staan. Selecteer deze om jouw actietemplates nieuw te maken, en pas deze daarna naar behoefte aan



De volgende gegevens kun je aanpassen in panel ‘Algemeen’.
  1. De naam van deze actietemplate, de naam wordt tevens de naam van de actie. De samenvoegcodes zorgen ervoor dat de naam van de deelnemer en de opleiding in de naam van de actie automatisch worden toegevoegd.
  2. De uitvoering staat nu nog op handmatig. Selecteer ‘Automatisch (op startdatum/tijd)’ als je deze wilt automatiseren.
  3. Voeg eventueel een of meerdere categorieën toe. Ga je deze actietemplate later toevoegen aan een of meerdere opleidingssoortonderdelen? Dan kun je deze makkelijke terugvinden.
De volgende gegevens kun je aanpassen in panel ‘Timing’.
  1. Voor de moment- en verloopdatum staat standaard 0 werkdagen na aanmaak(datum actie) ingevuld. Na inschrijven deelnemer wordt de actie dezelfde dag uitgevoerd. Je kunt het aantal werkdagen verhogen of kiezen voor minuten/uren/weken/maanden. Je kunt het uitvoeren van de actie ook koppelen aan de datum van het onderdeel. Klik daarvoor op het pijltje bij ‘na’. Je hebt dan de mogelijkheid om te kiezen tussen ‘na’ en ‘voor’. Klik op het pijltje bij ‘Aanmaken’. Je kunt hier kiezen voor ‘Aanmaken’ en ‘Onderdeel’.
  2. De tijd is niet ingevuld. Vul bijvoorbeeld '17:00' in als je wilt dat de actie om 17:00 uur wordt uitgevoerd. Vul je geen tijd in dat wordt de actie binnen een aantal minuten uitgevoerd, tenminste als je gekozen hebt voor ‘Aanmaken’. Kies je voor datum ‘Onderdeel’? Dan wordt de actie in de nacht uitgevoerd.
De volgende gegevens kun je aanpassen in panel ‘Voorwaarden’.
  1. Wil dat een leidinggevende eerst akkoord moet geven voor het volgend van de e-learning? Selecteer hier dan ‘Akkoord’. In het voorbeeld is geen optie geselecteerd. Dus akkordering is niet van toepassing.
  2. Je kunt de actie pas laten uitvoeren als de opleiding een bepaalde status heeft bereikt. In het voorbeeld is geen optie geselecteerd. De status van de actie is dus niet van belang. Wil je dat de actie alleen uitgevoerd wordt als de opleiding een bepaalde status heeft dan kun je die hier selecteren. Bijvoorbeeld: selecteer status ‘Definitief’ als de actie uitgevoerd moeten worden als de opleiding doorgaat.
  3. Financiële status: er wordt pas toegang verleend als de factuur is betaald.

Ben je klaar? Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de actietemplate op te slaan.


Activeren:
Het koppelen van de actietemplate aan een of meerdere opleidingssoortonderdelen kun je niet doen via de actietemplate. Dit doe je via de opleidingssoort -> tab ‘Onderdelen’. Open een onderdeel en ga naar de tab ‘Actietemplates.