Alle relaties worden vastgelegd met behulp van de functie ‘Bedrijf’ en of de functie ‘Persoon’. Met behulp van categorieën maak je het onderscheid in en het zoeken naar een bedrijf of persoon makkelijker. Geef met behulp van een categorie aan of een bedrijf bijvoorbeeld een klant of een prospect is, of misschien een leverancier, tot welke regio of branche deze behoort etc. Gebruik daarvoor een categoriegroep en de daarbij behorende categorieën.

Belangrijke voorwaarden:
  1. De inhoud van een categorie mag maximaal bestaan uit 25 karakters.
  2. Alleen letters en cijfers zijn toegestaan. Dus geen spaties, vreemde tekens (@#$% etc.), dubbele punten (:) of punt komma's (;).
  3. Heb je de introductie gelezen? Dit is wel belangrijk voordat je begint. De introductie vind je hier.

Voorbeelden:

Voorbeeld bedrijf:

Categoriegroep = Branche

Categorie = Bouw, Elektra, ICT

Categoriegroep = Kortingen

Categorie = 10%, 15%, 20%


Voorbeeld persoon:

Categoriegroep = contactpersoon

Categorie = contactpersoon opleidingen, contactpersoon financiën.

Categoriegroep = Kortingen

Categorie = 10%, 15%, 20%


Uitgangssituatie:
IIn het importbestand zijn de volgende kolommen voor categorieën opgenomen:

In Coachview bestaat de categoriegroep en een aantal categorieën voor kortingen al. 


De categoriegroep 'Branche' en de categorie 'Bouw' worden door de import aangemaakt.

Tip: zorg ervoor dat je in de naam van de kolommen duidelijk maakt om welke categoriegroep het gaat. Dit maakt het matchen veel makkelijker.

In ons voorbeeld herkent Coachview de bij categorieën niet. Dit moet je zelf oplossen. In de volgende dia zie je hoe je dat doet.

Klik op het pijltje (1).

Klik op ‘Bedrijf’ om alle mappen en invulvelden te tonen (2).


Klik op de map ‘Bedrijfcategoriegroep’ (3).
Klik op het plusje om een nieuw vrij veld te maken (4).
Wijzig ‘Naam nieuwe categoriegroep’ in de naam van de nieuw aan te maken categoriegroep. In ons voorbeeld is dit ‘Branche'). Kijk maar naar de naam van kolom B.
Klik op het pijltje (1).
Klik op ‘Bedrijf’ om alle mappen en invulvelden te tonen (2).
Klik op de map ‘Bedrijfcategoriegroep’ (3).
Categoriegroep 'Kortingen' bestaat al. Selecteer deze (4).

De categoriegroep is geselecteerd.


Heb je alle kolommen gecontroleerd dan kun je starten met het importeren.