Met behulp van deze instructie laten we je zien hoe je het importbestand moet vullen. Het bestand moet aangeleverd worden in CSV of XLSX formaat, daarvoor kun je bijvoorbeeld MS-Excel gebruiken. Heb je het importbestand aangeboden dan zullen wij allereerst controleren of het aan alle technische eisen voldoet. De import zal als eerste plaatsvinden in de trainingsomgeving van Coachview. Na jouw akkoord vindt de import plaats in de live-omgeving van Coachview.

Als bijlage vind je hieronder een voorbeeldbestand.

Wat gebeurt er?
De gegevens van een persoon worden in Coachview vastgelegd in het persoonsdossier. Open je het persoonsdossier dan vind je het persoonlijk opleidingsdossier in tab 'Opleidingsvragen' terug, vastgelegd als opleidingsvragen. Opleidingsvragen in het verleden die in een ander systeem zijn geregistreerd vind je hier natuurlijk niet terug. Met behulp van een eenmalige import is het mogelijk om per persoon de opleidingshistorie op te bouwen.

Belangrijke opmerkingen:
  1. Test de import eerst uit in de trainingsomgeving! Eenmaal geïmporteerd kan deze niet meer verwijderd of gecorrigeerd worden. Tip: doe de import eerst voor een paar regels.
  2. De opleidingshistorie van personen kun je één keer importeren. Importeer je voor een tweede keer hetzelfde importbestand dan betekent dit dat de opleidingsvragen er twee keer instaan.
  3. Geen wijzigingen in de kolommen voor wat betreft de volgorde aanbrengen.
  4. Geen kolommen toevoegen.
  5. De eerste regel bevat altijd de kolomkoppen.
  6. Aantal regels zijn gelimiteerd tot 10.000 records.
  7. Maak je gebruik van getallen met voorloopnullen in het MS-Excel bestand? Dan zal MS-Excel de voorloopnullen verwijderen. Dit is op te lossen door van de cel een tekstvak te maken.
  8. Om de opleidingshistorie (de opleidingsvragen) toe te voegen aan de juiste personen moet er gematched kunnen worden op externid en externsource. Deze twee velden moeten dus voorkomen in het persoonsdossier en in de eerste twee kolommen van het importbestand.

Let op:
  1. Zorg ervoor dat je voor het importeren actie templates met datagroep 'OpleidingsVraag' op inactief zet. Doe je dit niet dan worden deze acties geplaatst en als ze zijn geautomatiseerd uitgevoerd!
  2. Er mag geen herhaling gekoppeld zijn aan de opleidingssoort, deze moeten dus eerst verwijderd worden. Is de import klaar dan kunnen ze weer toegevoegd worden.

Het import bestand:

Het importbestand moet aangeleverd worden als .CSV bestand, met als scheidingsteken van de kolommen de semicolon/puntkomma (;).


Tekencodering van het bestand:
Het CSV bestand moet de tekencodering UTF-8 hebben. Dit zorgt er voor dat bijvoorbeeld diakritische tekens zoals ö en ú correct in Coachview worden weergegeven.
Maak je gebruik van MS-Excel? Kies bij het opslaan voor 'CSV UTF-8 (door komma's gescheiden) (*.csv)'. De kolommen worden gescheiden door een komma (,) en tekencodering UTF-8 wordt gebruikt.>
Heb je in MS-Excel alleen de mogelijkheid om op te slaan als 'CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv)'? Dan worden de kolommen gescheiden door een puntkomma (;). Het CSV bestand moet nog geconverteerd worden naar karakterset UTF-8.


Opleidingssoorten:
Wil je een opleidingsvraag importeren waarvan de opleidingssoort in de databank staat:
  1. Dan moet deze opleidingssoort de status definitief hebben.
  2. Dan moet de code en de naam van de opleidingssoort precies overeenkomen met de code en de naam in kolommen C 'OpleidingsSoortCode', D 'OpleidingsSoortNaam', E 'OpleidingsVraagCode' en F 'OpleidingsVraagNaam'.
  3. Ga je factureren in Coachview en zijn er verkoopregels aan de opleidingssoort toegevoegd dan moet je deze voor de import op inactief zetten (zie tab 'Verkoopregels' van de opleidingssoort). Per opleidingssoort wordt er namelijk een aanvraag gemaakt en wordt de verkoopstatus automatisch op 'Order' gezet. Zijn er verkoopregels aan de opleidingssoort gekoppeld dan krijgt de aanvraag de financiële status 'te factureren'. Een factuur hoeft echter niet meer gemaakt te worden. Na de import kun je de verkoopregels weer op actief zetten.

Wat gebeurt er tijdens het importeren?
  1. Er wordt een opleidingsvraag gestempeld.
  2. De opleidingsvraag krijgt in Coachview de status 'Afgerond'.
  3. Er wordt geen opleiding gestempeld, er vindt ook geen inschrijving plaats in een gestempelde opleiding.
  4. Bestaat de opleidingssoort in Coachview dan worden alle onderdelen van deze opleidingssoort meegenomen naar de opleidingsvraag van de persoon.
  5. Wordt een opleiding geïmporteerd die nog niet in de databank van Coachview voorkomt of nooit voor zal komen dan wordt de opleidingssoort gecreëerd en wordt er één onderdeel toegevoegd en meegenomen naar de opleidingsvraag. De opleidingssoort wordt op inactief gezet.
  6. Per opleidingssoort wordt één aanvraag gemaakt op naam van jouw eigen bedrijf. In de opmerking van deze aanvraag wordt 'Historie' gezet. Alle personen worden als deelnemer op deze aanvraag ingeschreven.

Dit moet je invullen:
NaamKolomOmschrijvingVerplicht J/N
PersoonExternIDAMoet in het persoonsdossier van Coachview hetzelfde zijn.Ja
PersoonExternSourceBMoet in het persoonsdossier van Coachview hetzelfde zijn.Ja
OpleidingsSoortCodeCVerwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status “Definitief” is.
De code moet overeenkomen met de code in Coachview.
Bestaat de opleidingssoort nog niet, dan wordt bij het creëren van de opleidingssoort deze code gebruikt.
Ja
OpleidingsSoortNaamDVerwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status “Definitief” is.
De naam moet overeenkomen met de naam in Coachview.
Bestaat de opleidingssoort nog niet, dan wordt bij het creëren van de opleidingssoort deze naam gebruikt.
Ja
OpleidingsVraagCodeEDe code wordt gebruikt als code voor de opleidingsvraag.
De code mag hetzelfde zijn als de opleidingssoortcode, maar mag ook een code zijn die in Coachview niet bekend is
maar afkomstig is uit het vorige opleidingsadministratie systeem.
Ja
OpleidingsVraagNaamFDe naam wordt gebruikt als naam voor de opleidingsvraag.
De naam mag hetzelfde zijn als de opleidingssoortnaam, maar mag ook een naam zijn die in Coachview niet bekend is
maar afkomstig is uit het vorige opleidingsadministratie systeem.
Ja
StartDatumGStartdatum van de opleiding, (formaat = jjjj-mm-dd).Nee
EindDatumHEinddatum van de opleiding, (formaat = jjjj-mm-dd).Nee
DatumAkkoordIDatum waarop de opleiding akkoord is bevonden (formaat = jjjj-mm-dd).
Akkoord = false
Akkoord = true
Nee
AkkoordJDe opleiding is wel of niet met goed gevolg afgerond.
false = niet akkoord .
true = akkoord.
Ja
OpmerkingKEventueel belangrijke opmerkingen.Nee
Let op: false en true moeten met kleine letters geschreven worden.


Voorbeeld:
Dit is er ingevuld in het importbestand. Alleen voor de BHV Bedrijfshulpverlening opleiding uit rij 2 is in Coachview een opleidingssoort gemaakt.



Het ExternID en ExternSource verwijst in Coachview naar Remy Remery, zoals in het voorbeeld onder 'Belangrijke voorwaarden'. In Coachview heeft hij al de volgende opleidingen gevolgd of gaat deze volgen.

Dit is zijn opleidingsdossier voor de import:
Na de import is zijn opleidingsdossier aangevuld en ziet er als volgt uit:

De opleidingsvragen in het groene kader zijn geïmporteerd. Je ziet geen start- en einddatum van de opleiding (oranje cirkel) omdat er in Coachview geen opleiding is gecreëerd. De start- en einddatum van de geïmporteerde opleiding vind je in de kolommen start- en einddatum.