In Coachview begint alles met de opleidingssoort. Hier leg je essentiële eigenschappen vast zoals de naam en de onderdelen. Iedere opleidingssoort bestaat uit een of meerdere onderdelen die de duur van de dag beslaan zonder specifieke datum. Met deze opleidingssoort worden uitvoeringen (opleidingen) gestempeld die kunnen worden geordend in de tijd. Alle eigenschappen die zijn vastgelegd in de opleidingssoort bepalen hoe de opleiding eruit ziet. Wordt een opleiding drie keer per jaar gegeven? Dan stempel je met behulp van de bijbehorende opleidingssoort drie keer een opleiding. Elke opleiding krijgt een eigen start- en einddatum. 

INHOUDSOPGAVE


Stempel (maak) de opleiding:
Een nieuwe opleiding maak je via menu ‘Zoek’ en ‘Opleiding’.

  1. Weet je niet zeker of de opleiding al bestaat? Klik dan op het vergrootglas om het zoekscherm met lopende opleidingen te openen. Bestaat de opleiding niet? Klik in het zoekscherm op de knop 'Nieuw'.
  2. Weet je zeker dat de opleiding nog niet bestaat? Klik dan op de plus.

Het scherm om een opleidingssoort te kiezen verschijnt.

Je hebt twee mogelijkheden om een opleidingssoort te selecteren.

Mogelijkheid 1:

Klik op het vergrootglas en het zoekscherm met een overzicht van alle opleidingssoorten wordt geopend.


Let op: alleen de opleidingssoorten met status 'definitief' worden getoond.

  1. Blader door de lijst tot dat je de juiste opleidingssoort hebt gevonden.
  2. Of vul in het zoekveld ‘Code/Naam:’ de opleidingssoortcode of een gedeelte van de naam in en klik op ‘Zoeken’.
  3. Selecteer de regel van de opleidingssoort waarmee je de opleiding wilt stempelen en het scherm wordt gesloten.
Mogelijkheid 2:
Type de code of de naam, of een gedeelte daarvan, in het vak. Daarmee wordt het 'snel zoekmenu' geopend met een lijst van opleidingssoorten die voldoen aan wat je hebt ingevuld. Selecteer de opleidingssoort waarmee je de opleiding wilt stempelen.

Let op: alleen de opleidingssoorten met status 'definitief' worden getoond.
Klik op 'Opslaan' en de opleiding wordt gestempeld. Je komt terecht in tab 'Algemeen'.

De volgende gegevens worden getoond en kunnen aangepast worden:
Code en naam:
De code en de naam worden overgenomen van de opleidingssoort. Er wordt automatisch een volgnummer toegekend aan de code. De code en de naam kun je naar behoefte aanpassen.

Let op: je mag de volgende tekens niet gebruiken in de code '{' en '}', '&' en '<'. In het opbouwen van de url naar het opleidingsportaal zijn deze tekens, in verband met veiligheid, niet toegestaan.
Status:
De status van de opleiding is 'Te starten'. Dit is de eerste status die een opleiding krijgt en waarmee je aangeeft dat de opleiding optioneel is, je weet nog niet of deze doorgaat.


Klik je op het 'i-tje'? Dan krijg je een overzicht van door wie en wanneer de status van de opleiding is gewijzigd.


Deze statussen heeft een opleiding:

  1. Definitief: er zijn voldoende deelnemers de opleiding gaat door.
  2. Uitgevoerd: de laatste lesdag is geweest en de presentie- en slaging is ingevuld. Maar je bent nog niet helemaal klaar met administreren.
  3. Afgerond: je bent helemaal klaar met de administratie voor deze opleiding.
  4. Vervallen: de opleiding gaat niet door.
Contactpersonen:

Contactpersoon 1: wie is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van deze opleiding. Dit moet een gebruiker van Coachview zijn, en wordt automatisch eigenaar van de acties voor deze opleiding waarvoor nog geen eigenaar is toegekend.


Contactpersoon 2: denk daarbij aan bijvoorbeeld een programma coördinator die wil weten wat de status is van de opleidingen waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Dit mag een gebruiker van Coachview zijn maar dit hoeft niet.


Met behulp van het vergrootglas kun je een contactpersoon selecteren. Klik je op het kruis? Dan verwijder je de contactpersoon. Bestaat de contactpersoon nog niet in Coachview, dan kun je met behulp van het plusje een nieuwe persoon aanmaken.


Het is overigens niet verplicht om de contactpersonen in te vullen.

Algemene informatie:

Algemene informatie, samengesteld uit informatie van het lesprogramma (onderdelen).


  1. De opleiding bestaat uit 4 dagen of dagdelen (aantal onderdelen -> zie tab 'Onderdelen').
  2. Totaal aantal uur dat een deelnemer in de klas zit is 3 uur. Dit is een optelling van de tijden van - tijden tot uit het lesrooster (zie tab 'Onderdelen').
  3. Er is geen studiebelasting in de opleidingssoort ingevuld.
  4. Aantal bezet is 0, er zijn nog geen deelnemers ingeschreven.
  5. Er zijn nog 5 vrije plaatsen. 

Let op aantal vrij: maak je gebruik van het opleidingsportaal of een koppeling met de website? In het berekenen van het aantal vrije plaatsen kan rekening gehouden worden met het aantal deelnemers in de nog te verwerken webaanvragen.
Publiceren:

Mag de opleiding getoond worden op de website of het opleidingsportaal zodat deelnemers kunnen inschrijven?





Tip: het aan en uitzetten van het vinkje kun je via een automatische actie regelen.

  1. Aanvinken betekent: ja de opleiding wordt getoond en er kan ingeschreven worden.
  2. Niet aanvinken betekent: nee de opleiding wordt niet getoond.

Let op: zet je het vinkje dan moet je de opleiding wel gepland hebben.

Publiceren planning:

Plan je je opleidingen ver vooruit en vraag je achteraf akkoord aan de docenten? Vink deze optie dan aan.


Let op: zet je het vinkje dan moet je de opleiding wel gepland hebben. Via menu 'Service center' en 'Opties' moet je de planningsstatus voor docenten hebben geactiveerd. Hier kun je ook aangeven of bij het stempelen van de opleiding het vinkje standaard aangezet moet worden.


Via een mail opent de docent een docentenportaal op de website en kan zijn beschikbaarheid opgeven en inzenden. Daarvoor heeft de docent geen inlog nodig voor Coachview.
Categorieën:

Voeg een of meerdere categorieën toe. Met behulp van deze categorieën kun je gemakkelijk gegevens, denk daarbij aan management informatie, over de opleiding terugvinden.


Let op: de opleidingscategorieën moet je eerst gemaakt hebben voordat je ze kunt toevoegen. Dit doe je via menu 'Categorie' en 'Categorie opleiding'.



Met behulp van het vergrootglas voeg je een of meerdere categorieën toe. Selecteer een categorie en klik op het kruis om deze te verwijderen.

Opmerkingen:

Klik op ‘Vul opmerking in’ om opmerkingen voor jezelf of jouw collega's te plaatsen. Klik, je voordat je de opmerking plaatst, op ctrl-enter om je gebruikersnaam, datum en tijd bovenaan te plaatsen.
Opslaan:

Vergeet niet na het invullen / wijzigen van de gegeven op ‘Opslaan’ te klikken.


Heb je later deze opleiding geselecteerd en geopend dan kom je terecht in de ‘lees-modus’. Om de gegevens te wijzigen / aan te vullen klik je eerst op ‘Bewerken’.