Hoe doe ik dat? Via functiegroep 'Beheer' en de functie 'Opleidingsportaal' kun je nieuwe gebruikers toevoegen, een gebruiker wijzigen of één of meerdere gebruikers verwijderen. Mis je de functie? Neem contact op met onze helpdesk. Klik op de functie om het zoekscherm te openen. In deze lijst zie je hoeveel opleidingsportalen er zijn aangemaakt. Klik op de naam van het portaal om het detailscherm te openen. Klik op de tab ‘Gebruikers’ om het zoekscherm te openen. In de lijst zie je welke gebruikers toegang hebben tot het opleidingsportaal. In het zoekscherm heb je de mogelijkheid om te zoeken naar een of meerdere gebruikers, een nieuwe gebruiker toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Gebruikers aanmaken Om gebruikers toe te voegen volg je de volgende stappen: Klik op de knop 'Toevoegen' om een of meerdere gebruikers toe te voegen. Selecteer bij het toevoegen een gebruikersrol: Leidinggevende: heeft toegang tot alle medewerkers waaraan hij/zij leiding geeft. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de gegevens in Coachview. Contactpersoon: heeft toegang tot medewerkers van het bedrijf of bedrijven waarvan hij/zij contactpersoon is. Je geeft zelf aan welke bedrijven dat zijn. Let op: Iemand is dus niet standaard contactpersoon van het bedrijf waar hij zelf deelnemer van is. Deelnemer: heeft alleen toegang tot zijn/haar eigen opleidingsgegevens. Vink één of meerdere gebruikers aan, of selecteer alle gebruikers met behulp van het vinkvakje in de eerste kolom. Klik op de knop ‘Toevoegen’ als je nog meer gebruikers wilt toevoegen aan de lijst of op ‘Toevoegen & Sluiten’ als je klaar bent. Een grijs vakje kun je niet aanvinken omdat in het persoonsdossier geen e-mail adres is ingevuld. Dit is nodig om de e-mail met inloggegevens vanuit het opleidingsportaal te sturen. Wanneer je één of meerdere contactpersonen hebt toegevoegd, moet je nog aangeven van welke bedrijf ze een contactpersoon zijn: Klik in de lijst met gebruikers op een gebruikersnaam. Klik in het detailscherm op het loepje achter 'Bedrijven' om één of meerdere bedrijven toe te voegen.  Let op: Een contactpersoon kan gegevens inzien van álle medewerkers van de hierboven ingestelde bedrijven. Wordt een persoonsdossier van een gebruiker op inactief gezet, medewerker gaat bv. uit dienst, vergeet dan niet de gebruiker te verwijderen. Ook in het persoonsdossier kun je zien of iemand als gebruiker is toegevoegd. Je ziet welke gebruikersrol(len) is/zijn toegekend en je kunt het portaal openen door op de naam te klikken.

Waar moet ik op letten? Wanneer je een nieuwe gebruiker aan het opleidingsportaal toevoegt, krijgt deze persoon automatisch een e-mail met daarin de gebruikersnaam, het wachtwoord en eventuele aanvullende informatie. Deze e-mail kan niet vanuit Coachview ingesteld worden. Neem contact op met de helpdesk of je implementator om deze e-mail naar wens te configureren. Ook de gebruikersnaam die je wilt hanteren voor nieuwe accounts is in te stellen. Het volgende is mogelijk, velden kunnen eventueel gescheiden worden door een punt: E-mail adres -> fvdlinden@coachview.net [voornaam][tussenvoegsels][achternaam] -> frank.vander.linden [voorletters][tussenvoegsels][achternaam] -> faa.vander.linden [1e voorletter][tussenvoegsels][achternaam] -> f.vander.linden ExternId van de persoon met prefix -> CV098765